Unsere Arbeitswelt wandelt sich im Rahmen von Globalisierung und Digitalisierung. Man spricht von der „New Work“, die den Mitarbeitenden mehr Gestaltungsspielräume, Eigenverantwortung und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten bietet und mit neuen Arbeitsmethoden und -techniken auch veränderte Arbeitsplatzkonzepte notwendig macht. Besonders deutlich wird das am klassischen Büroarbeitsplatz, bei dem heute eine deutlich höhere Flexibilität bei Gestaltung, Organisation und Effizienz gefragt ist, als noch vor 20 Jahren.
Zudem werden Rückzugsorte wichtiger, um konzentriert und agil im Team arbeiten zu können. Das führt zu einem veränderten Flächenbedarf, den heutige Projektentwickler bei der Planung moderner Bürokonzepte berücksichtigen müssen. Geschlossene Einzelbüros gehören der Vergangenheit an. Stattdessen treten Konzepte wie Multispace-Offices, Desksharing oder Coworking Spaces in den Fokus.
Flexible Office: Desksharing reduziert den Flächenbedarf
Das sogenannte Desksharing erlaubt eine deutlich effizientere Arbeitsplatznutzung, als herkömmliche Bürokonzepte. Im Rahmen dieser Arbeitsorganisation wird ein Büroarbeitsplatz von mehrere Mitarbeitenden genutzt, die unterschiedliche Anwesenheitszeiten haben. Somit wird auf einen festgelegten Arbeitsplatz pro Mitarbeiter verzichtet, was zu einem reduzierten Flächenbedarf führt. Ursächlich für dieses Konzept war die Beobachtung, das aufgrund von Homeoffice-Regelungen und flexibler Arbeitszeitgestaltung viele Arbeitsplätze nicht mehr durchgehend besetzt waren. In der Folge entwickelten sich das Kontept des „Flexible Office“, durch das Kosten für Miete, Ausstattungskosten, Reinigung und Energie eingespart und die interne Kommunikation verbessert werden konnte.
Allerdings setzt das Desksaring eine ausgeklügelte Organisation und eine hohe Disziplin der Mitarbeitenden voraus. Damit es nicht zu Engpässen oder Konflikten bei der Platzwahl kommt, ist es ratsam, einen Office-Manager mit der Vergabe der Arbeitsplätze zu betrauen. Alternativ kann auch ein Buchungssystem genutzt werden, um einen Arbeitsplatz für eine bestimmte Zeitspanne zu buchen. In jedem Fall sollte der Platzbedarf nicht zu knapp kaluliert werden, um auf potentiellen Bedarf reagieren zu können.
Die Mitarbeitenden sollten im Rahmen einer „Clean Desk Policy“ dazu angehalten werden, den jeweiligen Arbeitsplatz nach Beendigung ihrer Tätigkeit stets aufgeräumt zu hinterlassen. Dabei bleibt die Identifikation mit dem „eignen Arbeitsplatz“ jedoch auf der Strecke. Dieses Manko wird jedoch häufig durch eine größere Flexibilität und eine bessere Anbindung an die Kollegen aufgewogen.
Coworking Spaces
Bei sogenannte Coworking Spaces stellt ein kommerzieller Anbieter die notwendigen Büroflächen inklusive der entsprechenden Infrastruktur zur Verfügung. In der Regel handelt es sich dabei um moderne und individuell eingerichtete Großraumbüros, die mehrere voll ausgestattete Arbeitsplätze bietet. Diese können gegen ein festgelegtes Entgeld auf Tages, Wochen- oder Montasbasis angemietet werden. Diese Arbeitsform erlaubt eine räumlich und zeitliche flexible Nutzung die bedarfsgerecht in Anspruch genommen werden kann. Unternehmen bietet sich daurch die Möglichkeit, externe Flächen anzumieten um etwa temporäre, freie Mitarbeiter einzubinden, ohne im eigenen Gebäude Flächen zur Verfügung stellen zu müssen. Grundvoraussetzung dafür sind allerdings vollständig digitalisierte Worflows, auf die otunabhängig zugegriffen werden kann.
Die Zielgruppen von Coworking Spaces bilden vor allem Freiberufler, Start-ups oder die sogenannten digitalen Nomaden, die durch die räumliche Nähe und den regelmäßigen Austausch mit anderen Mietern voneinander profitieren. Häufig sind derartige Angebote an Start-up-Inkubatoren angebunden. In Düsseldorf bietet etwa der Coworking Space des Startplatz im Medienhafen auf gut 2.000 Quadratmetern Fläche mehr als 80 Arbeitsplätze und 19 Teambüros. Zudem stehen voll ausgestattete Konferenz- und Meetingräume zur Verfügung. Inzwischen gibt es in Düsseldorf rund 30 Anbieter im Bereich Coworking Spaces, die ein differenziertes Leistungsspektrum bieten.
Multispace-Office verlangt Disziplin
Sogenannte Multispace-Offices ermöglichen einen freien Gestaltungsspielraum der alltäglichen Arbeit, was etwa das arbeiten in agilen Teams entgegenkommt. Dabei werden auf einer Bürofläche verschiedene Arbeitsinseln geschaffen, die flexibel von den Mitarbeitenden genutzt werden können. Somit konzentrierten sich diese nicht mehr auf einen bevorzugten Arbeitsbereich, sondern agieren flexibel mit den Kollegen. Diese Büroorganisation bietet besonders kurze Laufwege, was eine verbesserte Kommunikation im Unternehmen ermöglicht und potentielle Synergien und Innovationen fördert.
Dabei ist jedoch zu berücksichtigen, dass für bestimmte Tätigkeiten notwendige Räumlichkeiten geschaffen werden, etwa für konzentrierte Meetings, Brainstormings oder vertrauliche Gespräche. Lärmberuhigte Zonen sind Tätigkeiten vorbehalten, für die besondere Konzentration notwendig ist. Hier sollten daher Gespräche unterbleiben und mögliche Ablekungen minimiert werden. Letztlich setzt das gelingen eines Multispace-Office verschiedene Verhaltensregeln voraus, mit denen sich die Mitarbeitenden einverstanden erklären müssen. Werden diese konsequent eingehalten und stehen alle notwendigen Raumkonzepte in ausreichendem Maße zur Verfügung, belegen Studien, dass ein Multispace-Office die Produktivität signifikant steigern kann.
Moderne Bürokonzepte in Düsseldorf
Die Nachfrage nach flexiblen Bürokonzepten ist in Düsseldorf ungebrochen. Der pandemiebedingte Wandel der Arbeitsplatznutzung hat diese zusätzlich gefördert. Wenn Unternehmen heute eine Bürofläche in Düsseldorf mieten wollen, sind Räumlichkeiten gefragt, die eine moderne Arbeitsorganisation begünstigen. Zudem sollten sie zentral gelegen sein und eine optimale Infrastruktur bieten. Darüber hinaus sind Ausbaupotentiale wichtig, um eine künftige Expansion zu ermöglichen. Große Unternehmen wie Voadfone oder Trivago sind mit ihren Campus-Konzepten sicherlich als Vorreiter zu nennen. Ein weiteres spannendes Projekt bildet der Euref Campus, in direkter Nähe zum Flughafen Düsseldorf. Dieser widmet sich dem Thema „Mobilität der Zukunft“ und soll künftig bis zu 2.500 Menschen moderne Bürokonzepte bieten.