Wenn es um die Neugestaltung von Büroflächen geht, sind verschiedene Aspekte zu berücksichtigen. Immerhin kann sich eine gelungene Büroumgebung nachweislich positiv auf die Motivation und Leistungsfähigkeit der Mitarbeitenden auswirken und somit das Arbeitsergbnis nachhaltig beeinflussen. Zudem kann durch eine vorausschauende Planung die Effizienz innerhalb einzelner Arbeitsabläufe optimiert und der Energieverbrauch gesenkt werden, wodurch letztlich Kosten gespart werden können. Darüber hinaus sollten moderne Arbeitsformen wie New Work Beachtung finden, die seit den Einschränkungen der Corona-Pandemie große Akzeptanz erfahren.
Gliederung in verschiedene Arbeitszonen
Einzelne, in sich abgeschlossene Büroeinheiten, in denen Mitarbeitenden voneinander getrennt ihrer monotonen Tätigkeit nachgehen, sind heute ebenso überholt wie klassiche Großraumbüros. An die Stelle dieser Konzepte treten heute flexible Büroflächen mit unterschiedlichen Bürozonen, in denen der einzelne Arbeitnehmer nicht einmal mehr unbedingt einen festen Schreibtisch hat. Stattdessen wird auf „Shared Desk“ Konzepte gesetzt, bei dem jeder Mitarbeiter „seinen“ Platz täglich neu aussuchen kann. Die persönlichen Arbeitsmittel hat er meist in Form eines Laptops bei sich, der einfach an die bestehende Infrastruktur angeschlossen wird.
Aufgrund immer flexiblerer Arbeitszeitregelungen und einer hohen Homeoffice-Quote ist eine solche Organisationsform sinnvoll, um die zur Verfügung stehenden Fläche optimal zu nutzen. Eine Desk-Sharing Softwarebei kann zusätzich bei der Organisation unterstützen. Grundvoraussetzung für das Gelingen ist jedoch eine maximale Digitalisierung der Arbeitsabläufe, um dezentral und ortunabhängig arbeiten zu können. Zudem sind eine hohe Motivation und Akzeptanz auf Arbeitnehmerseite und eine gute technische Ausstattung Grundvoraussetzung.
Neben Shared Desks ermöglicht eine sinnvolle Gliederung in verschiedenen Bürozonen eine ergonomische Arbeitsgestaltung und eine Erhöhung der Produktivität, da die einzelnen Bereiche auf spezielle Tätigkeiten ausgerichtet sind. So bieten sich sekundäre Arbeitszonen an, die zentral für die Themen Konferenz, Meeting, Konzentration und Entspannung zur Verfügung stehen.
Konferenzbereich
Der Konferenzbereich ist ein großflächiger, offener und felxibel gestalteter Ort für Zusammenkünfte. Anders als klassische Konferenzräume, mit Konferenztisch und Stühlen in der Mitte, ist ein moderner Konferenzbereich jedoch nicht hermetisch abgegrenzt, sondern steht einer möglichst großen Personenzahl offen. Daher sollte hier möglichst die komplette Belegschaft sowie zusätzliche Gäste Platz finden können, um Präsentationen, Feierlichkeiten und anderen Verastaltungsformen beizuwohnen. Gemütlichen Sitzmöbeln und moderner Konferenztechnik kommt auf dieser Fläche eine gesteigerte Bedeutung zu, um eine hohe Aufenthaltsqualität zu erreichen.
Meeting-Points
Die sogenannten Meeting-Points sind individuell gestaltete Bereiche, in denen ein aktiver Austausch von Teams möglich ist. Da es hier durchaus einmal lauter zugehen kann, ist eine gute Lärmdämmung notwendig, damit andere Mitarbeitende nicht gestört werden. Sie dienen jedoch nicht nur der Kommunikation sondern sollen im besten Fall die Kreativität fördern. Daher ist auch hier eine hohe Aufenthaltsqualität wichtig. Zudem sollten Kaffeemaschine oder Getränkeautomat nicht allzu weit entfernt sein.
Konzentrationsbereich
Wer ein wichtiges Telefonat oder ein Vieraugengespräch führen möchte, der benötigt einen abgeschlossenen, ruhigen Bereich. Das gilt auch für Aufgaben, die unsere volle Konzentration erfordern. Daher sollte ein Konzentrationsbereich geschaffen werden, in den sich Mitarbeitende bei Bedarf temporär zurückziehen können. Beispielsweise bieten sich dafür schallisolierte Boxen mit Tisch und Sitzgelegenheiten an, die flexibel in bestehende Büroflächen integiert werden können.
Entspannungsbereich
Ruhezonen und Rückzugsorte sind in der heutigen Arbeitswelt von besonderer Bedeutung. Sie dienen nicht nur dem Feel Good Management, sondern bieten kurze Auszeiten im hektischen Arbeitsalltag, was sich nachweislich positiv auf die Produktivität auswirkt. Daher finden sich hier gemütliche Sofas oder Liegen und das Licht ist dimmbar. An einem solchen Ort ist eine kurze Pause erlaubt, ebenso aber das ruhige Arbeiten, sofern Kollegen dadurch nicht gestört werden. So können hier beispielsweise in bequemer Körperhaltung längere Dokumente studiert werden.
Passende Büromöbel für moderne Arbeitszonen
Um den gestiegenen Anforderungen einer modernen Büroausstattung gerecht zu werden, empfiehlt es sich einen Fachbetrieb zu Rate zu ziehen. Büroausstatter wie beispielsweise Myworkspace by Lyreco bieten neben Beratung eine komplette Planung der verschiedenen Arbeitszonen und eine riesige Palette an ergonomischen Büromöbeln. Da in neuen Bürowelten Wert auf eine angenehme Atmosphäre gelegt wird, gehören innovative Beleuchtungs- und Schallisolierungskonzepte sowie pflegeleichte Büropflanzen ebenfalls zum Konzept. Längst weiß man, dass ein anspruchsvoll gestaltetes Arbeitsumfeld zu mehr Produktivität und Kreativität führt. Wenn die Mitarbeiter gern zur Arbeit kommen und sich im Büro wohlfühlen, steigt die Leistungsbereitschaft und die Krankentage sinken.