Mit dem eigenen Logo bedruckte Werbeartikel sind für Unternehmen und Selbständige nach wie vor ein gutes Vehikel, um bei Kunden und Geschäftspartnern in Erinnerung zu bleiben. Dies gilt besonders, wenn es sich dabei um Gebrauchsgegenstände mit einem gewissen Mehrwert handelt. Ob diese Werbemittel von der Steuer abgesetzt werden können, hängt jedoch wesentlich vom Warenwert der Geschenke ab. Hier gelten genaue Grenzen, auf deren centgenaue Einhaltung das Finanzamt pocht. Wir erklären, welche Regeln Werbungtreibende, aber auch Beschenkte, im Hinterkopf haben sollten.
Grundsätzlich müssen Werbeartikel mit Blick auf ihre steuerliche Absetzbarkeit in dreierlei Hinsicht betrachtet werden: aus der Sicht des Unternehmens, das sie an Kunden verschenkt oder die Werbemittel an Mitarbeiter verteilt und schließlich aus der Perspektive des Beschenkten.
Steuerliche Absetzbarkeit von Werbemitteln für Geschäftspartner und Kunden
Der Paragraph 37b des Einkommenssteuergesetzes (EStG) billigt im Grundsatz die Absetzung von Werbeartikeln als Werbekosten. Allerdings legt er auch ein Nettobetragslimit von 35 Euro fest. Dieses gilt für jeden einzelnen Kunden und / oder Geschäftspartner pro Jahr. Dabei ist es unerheblich, ob dieser Betrag für nur ein Präsent oder für mehrere Artikel ausgeschöpft wird. Geknüpft ist die Steuerersparnis zudem an eine sorgfältige Auflistung der Empfänger der Werbegeschenke (einschließlich des jeweiligen Warenwerts). Es empfiehlt sich, diese Daten auf einem Sonderkonto zu führen und dabei sehr sorgfältig zu sein. Entdeckt das Finanzamt Fehler oder Ungenauigkeiten, kann es die Anerkennung als Werbekosten verweigern. Werbeartikel, die über der Freigrenze von jährlich 35 Euro liegen, sind hingegen als Betriebsausgaben nicht abzugsfähig.
Welche steuerlichen Regeln gelten bei Werbeartikeln für die eigenen Mitarbeiter?
Gänzlich anders sieht die steuerliche Situation aus, wenn Werbeartikel an die eigenen Mitarbeiter ausgegeben werden. Die Kosten dafür können grundsätzlich als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, und zwar unabhängig vom jeweiligen Wert der Geschenke. Aber: Nur wenn die Sachleistungen ein monatliches Limit von 44 Euro nicht überschreiten, fallen weder Lohnsteuer noch Sozialabgaben an. In aller Regel ist es daher sinnvoll, diese Grenze zu beachten. Ausnahmen gibt es für besondere, persönliche Anlässe: Zur Hochzeit, zum Betriebsjubiläum oder zur Geburt eines Kindes kann ein einmaliges Präsent bis zu einem Wert von 60 Euro steuerlich abgesetzt werden.
Was sollten die Empfänger von Werbemitteln wissen?
Der Gesetzgeber betrachtet geschäftliche Geschenke, also auch Werbeartikel, deren Wert die Marke von zehn Euro überschreitet, als sogenanntes „verdecktes Einkommen„. Deshalb muss der Beschenkte diesen Wert im Rahmen der eigenen Steuererklärung beim Finanzamt anzeigen. Dies impliziert, dass sich der Empfänger beim werbenden Unternehmen oder andernfalls beim Hersteller der Werbeartikel nach dem exakten Warenwert erkundigt. Nur dann ist er auf der sicheren Seite, dem Finanzamt korrekte Angaben gemacht zu haben.
Wie vereinfacht die Pauschalsteuer die steuerlichen Verpflichtungen des Empfängers?
Nun büßen Werbeartikel, zumindest psychologisch, einen Teil ihrer „Wirksamkeit“ ein, wenn der Empfänger sie versteuern muss. Schließlich sind sie in aller Regel als Geste der Aufmerksamkeit konzipiert, die zwar Werbezwecken dient, gleichwohl aber „gratis“ ist. Deshalb gibt es für Selbstständige und Unternehmen die Möglichkeit, einen Pauschalsteuerbetrag in Höhe von 30 Prozent an das Finanzamt zu entrichten. Dieser Betrag enthält die Einkommenssteuer für alle Werbemittel, die im Laufe eines Wirtschaftsjahres in Verkehr gebracht werden. Er errechnet sich aus den realen Kosten des Werbungtreibenden, inklusive der Umsatzsteuer. Für die Beschenkten ist es fortan unerheblich, ob der Wert der erhaltenen Präsente nun über oder unter dem Limit von zehn Euro liegt. Auch bei Mitarbeitergeschenken, die die monatliche Marke von 44 Euro überschreiten, greift die Pauschalbesteuerung. Mitarbeiter müssen folglich keine Sozialabgaben und Lohnsteuer zahlen.
Streuwerbeartikel: Die Ausnahme von der steuerlichen Regel
Werbekugelschreiber, bedruckte USB-Sticks, Schlüsselanhänger oder Einkaufswagenchips gelten als sogenannte Streuwerbeartikel. Sie werden oft auf Messen oder Informationsveranstaltungen verteilt, erreichen viele Menschen und dienen dazu, den Bekanntheitsgrad des Unternehmens zu erhöhen, respektive zu festigen. Zu ihrem steuerlichen Charakter gehört vor allem, dass ihr Wert unter zehn Euro liegen muss. Für sie greifen aufgrund dieses geringen monetären Werts keine steuerlichen Auflagen. Das bedeutet konkret: Selbstständige und Unternehmen können sie als Betriebsausgaben geltend machen ohne eine Empfängerliste anfertigen zu müssen. Dabei gilt: Für Unternehmen, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, ist der Nettowert von zehn Euro maßgeblich, in allen anderen Fällen gilt der Bruttowert. Streuwerbeartikel sind auch für den Empfänger grundsätzlich steuerfrei.
Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass gut gewählte Werbeartikel die Kundenbindung festigen können, die Bekanntheit eines Unternehmens steigern und den Erinnerungswert erhöhen. Unter steuerlichen Gesichtspunkten ist es allerdings wichtig, das gesetzlich fixierte Limit von 35 Euro je Geschäftspartner oder Kunde zu beachten. Bis zu dieser Grenze können Werbemittel als Werbekosten abgesetzt werden. Mit einer Pauschalversteuerung von 30 Prozent befreien Unternehmen und Selbständige die von ihnen Beschenkten von der Verpflichtung, die erhaltenen Präsente in der Steuererklärung anzugeben. Streuwerbeartikel mit einem Wert von unter zehn Euro unterliegen dagegen keinerlei steuerlichen Auflagen – sie dürfen einfach nur ihren Zweck erfüllen.