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Systematische Vorgehensweisen zur Prozessoptimierung

Die Prozessoptimierung zur Verbesserung bestehender Geschäftsprozesse stellt im heutigen Wirtschaftsleben einen entscheidenden Erfolgsfaktor dar. Sie dient der nachhaltigen Effizienz- und Effektivitätssteigerung um einerseits Fehler zu vermeiden, Ressourcen einzusparen und Kosten zu verringern und andererseits die Qualität der Arbeitsergebnisse zu erhöhen. Dafür werden durch eingehende Analysen der gesamten betrieblichen Abläufe Schwachstellen identifiziert und durch geeignete Verbesserungen behoben oder minimiert.

Doch wie geht man dabei am besten vor? Die Wirtschaftswissenschaft hat verschiedene systematische Vorgehensweisen entwickelt, die aufgrund der enormen Komplexität heutiger Geschäftsprozesse laufend weiterentwickelt werden. Zu diesen zählen unter anderem Methoden wie Six Sigma und Kaizen, die wir im Folgenden näher vorstellen möchten.

Prozessoptimierung durch Six Sigma

Prozessoptimierung
Six Sigma und Kaizen sind etablierte Managementkonzepte, die kontinuierliche Verbesserungen fördern, Foto: StartupStockPhotos / pixbay

Six Sigma ist eine Managementmethode, die Ende der 1980er Jahre von Motorola entwickelt wurde und heute weltweit von zahlreichen Unternehmen in unterschiedlichsten Branchen angewendet wird. Sie bündelt verschiedene Vorgehensweisen und Tests, um die Durchführung von Optimierungen zu erleichtern. Dabei stellt DMAIC den Kernprozess dar: Beschreibung (Define), Messung (Measure), Analyse (Analyze), Verbesserung (Improve), Überwachung (Control). Mit den Six-Sigma-Tools steht ein umfassendes Set an Werkzeugen zur Prozessoptimierung zur Verfügung, die laufend weiterentwickelt werden. Mithilfe dieser Tools werden sogenannten Critical to Quality Characteristics (CTQs) ermittelt und überwacht. Bei Abweichungen vom Soll-Wert bieten sie geeignete Ansatzpunkte für Verbesserungsmaßnahmen.

Seit der Einfühung der Methode durch Motorola gab es keine einheitliche Zertifizierungsgrundlage, was im Laufe der Jahre dazu führte, dass unterschiedliche Anbieter eigene inhaltlicher Ausrichtung entwickelten. Ab Anfang der 2000er Jahre wird Six Sigma auch mit den Methoden des Lean Management kombiniert. In diesem Fall spricht man von Lean Six Sigma oder Six Sigma + Lean. Seit 2011 bietet die ISO 13053-2011 eine erste Norm für Six Sigma.

Six Sigma Rollendefinitionen

Six Sigma beruht auf Rollendefinitionen, die an Rangkennzeichen asiatischer Kampfsportarten angelehnt sind. Dabei bildet der Green Belt den untersten Rang, gefolgt von Black Belt, Master Black Belt und Champion. Darüber hinaus gibt es auch inoffiziell untergeordnete Ränge wie den weißen, gelben und blauen Gürtel. Im Unterschied zum Lean Six Sigma Green Belt oder Black Belt gibt es für diese inoffiziellen Ränge allerdings keine Lehrgänge oder Zertifikate.

Sogenannte Green Belts sind im Management angesiedelt und führen eigene Abteilungen oder Projekte, in denen sie Prozesse optimieren oder an deren Optimierung mitwirken. Eine Ausbildung zum Green Belt bietet dabei einen guten Einstieg in die Anwendung der einzelnen Werkzeuge des Lean Six Sigma. Ein Green Belt wird traditionell von einem schwarzen Gürtel geführt, da das Lean Six Sigma System stark hierarchisch geprägt ist. Ein schwarzer Gürtel wiederum untersteht einem schwarzen Meistergürtel und dieser wiederum einem Champion, der meist in der Führungsebene des Unternehmens angesiedelt ist.

Prozessoptimierung durch Kaizen

Der japanische Begriff Kaizen bedeutet übersetzt „Veränderung zum Besseren“ und beschreibt ein methodisches Konzept, das nach der kontinuierlichen beziehungsweise „unendlichen Verbesserung“ strebt. In der westlichen Wirtschaftswelt wird häufig der Begriff „Kontinuierlicher Verbesserungsprozess“ (KVP) gleichgesetzt.

Als elementarer Bestandteil des Qualitätsmanagement stehen bei Kaizen die Kostensenkung, das Zeitmanagement und die dauerhafte Qualitätssteigerung im Fokus, was sich nach der übergeordneten Philosophie dieser Managementmethode positiv auf die Motivation der Mitarbeiter und den Erfolg des Unternehmens auswirkt. Dafür wird eine Verbesserungen von jedem, immer und überall angestrebt, was ein grundsätzliches und dauerhaftes Hinterfragen von Grundannahmen, sowie einen kooperativen Führungsstil voraussetzt.

Im Rahmen dieser Managementmethode arbeiten Mitarbeiter und Führungskräfte eng zusammen, um gemeinsame, klar definierte Ziele zu erreichen. Dabei ergänzen sie sich gegenseitig in ihren Kompetenzen und Mitarbeiter werden aktiv in Entscheidungsprozesse eingebunden. Ein dauerhafter Informationsaustausch durch alle Hierarchieebenen ist kennzeichnend und jeder ist dazu angehalten, Verbesserungsvorschläge einzubringen.

Dabei ist Kaizen weitmehr als die Umsetzung vorgegebener Regeln oder Methoden und stellt insgesamt einen mitunter zeitaufwendigen Prozess dar. Es geht darum, dass alle Mitwirkenden die Prinzipien des Kaizen verinnerlichen und ihr Denken und Handeln danach ausrichten. Vor allem für besonders hierarchisch agierende Fühungskräfte stellt dies eine Herausforderung dar, was den Implementierungsprozess behindern kann. Zudem muss dafür Sorge getragen werden, dass Ideen der Mitarbeiter tatsächlich aufgegriffen werden und die Umsetzung von Veränderungen zügig eingeleitet wird. Dabei ist die Kontinuität des Optimierungsprozesses entscheidend für den Erfolg von Kaizen.

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