Nicht zuletzt die Lehren aus der Corona-Krise haben Unternehmen in allen Branchen aufgezeigt, dass in Sachen Digitalisierung enormer Nachholbedarf besteht. Doch während inzwischen viele Unternehmen den lange vor sich hergeschobenen Investiotionsstau und den notwendigen Kulturwandel in Angriff genommen haben, sträuben sich andere noch immer, die entsprechende Maßnahmen in die Wege zu leiten. Viele schrechen vor vermeintlichen Risiken zurück, die damit verbunden sein könnten. In diesem Artikel wollen wir aufzeigen, wie Digitalisierung in Unternehmen gelingen kann und welche Rahmenbdingungen das Gelingen begünstigen.
Was bedeutet Digitalisierung?
Im Kern beschriebt die Digitalisierung den Wechsel von analogen auf digitale Systeme. Dabei wird eine Information in ein digitales Signal konvertiert, dass dann informationstechnisch weiterverarbeitet werden kann. Ein praktisches Beispiel ist ein Brief, dass in anloger Form als Papier-Dokument vorliegt, in digitaler Form hingegen als Datei auf einem Computer gespeichert und bearbeitet werden kann.
Dieser Wechsel ist aus heutiger Sicht profan, hat in den letzten Jahrzehnten aber einen weitreichenden Umbruch eingeläutet, der auch als „Digitale Revolution“ bezeichnet wird. Dieser betrifft bei weitem nicht nur die Geschäftswelt, sondern die Gesellschaft allgemein und dies in immer größerer Geschwindigkeit. Zuletzt erreichte der Wandel durch die weitreichende Verbreitung von künstlicher Intelligenz (KI) ein neues Level.
Hemmnisse bei der Einführung in Unternehmen
Trotz des unaufhaltsamen Wandles und damit verbundener Vorteile durch die Digitalisierung, schäuen viele Unternehmen noch immer die damit verbundenen Herausforderungen. Sie befürchten hohe Kosten die sich nicht ohne Weiteres amortisieren lassen. Zudem einen Kulturwandel innerhalb ihres Tätigkeitsbereichs, der auch mit dem Verlust von Arbeitsplätzen einhergehen kann. Häufig ist das vor allem auf einen Mangel an digitalen Fähigkeiten, fehlendes Wissen und einer daraus resultierenden Angst vor der Komplexität neuer Technologien zurückzuführen. Beispielhaft seien die Herausforderungen zur Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und anderen regulatorischen Anforderungen genannt, die viele Unternehmen überfordern. Zudem wird häufig ein Widerstand bei Kunden befürchtet, wenn neue, digitale Lösungen eingeführt werden. Diese und weitere Ursachen verhindern, dass eine notwendige digitale Strategie formuliert werden kann.
Wie gelingt die Digitalisierung in Unternehmen?
Eine erfolgreiche Umsetzung der Digitalisierung in Unternehmen setzt verschiedene Maßnahmen und Rahmenbedingungen voraus. Zum einen ist eine umfassende digitale Strategie notwendig, die bestimmten Schlüsselprinzipien folgt und mit den Geschäftszielen im Einklang ist. Zum anderen ist ein tiefgreifendes Wissen über Umfang und Auswirkungen entsprechnder Maßnahmen wichtig, damit eine umfassende Digitalisierung in Unternehmen gelingt. Natürlich kann man sich einen spezialisierten Dienstleister an Board holen, um diese Weichenstellungen vorzunehmen. Jedoch sollte bereits vorab die Bereitschaft in der Führungsebene für notwendige Veränderungen und Innovationen herrschen, um diese erfolgreich zu gestalten.
Der Aufbau einer digitalen Infrastruktur stellt sicherlich die größte Herausforderung dar. Neue Systeme müssen evaluiert, angepasst und eingeführt werden und Mitarbeiter in der Bedienung dieser geschult werden. Allein dieser Prozess kann je nach Art und Umfang der Maßnahmen Monate bis Jahre dauern. In diesem Zeitraum ist es entscheidend, die Belegschaft in den Veränderungsprozess einzubeziehen und die Mitarbeitenden zu motivieren. In diesem Kontext sind Führungskräfte in besonderem Maße gefragt, um Akzeptanz für neue Technologien und Prozesse zu schaffen. Zudem sind adäquate Schulungsmaßnahmen notwendig, um die Fähigkeiten und Kenntnisse der Mitarbeitenden an die neuen Gegebenheiten anzupassen.
Wie bemisst man den Erfolg einer Digitalisierungsstrategie
Im Rahmen der digitalen Strategie sollten klare Leistungsindikatoren, auch Key Performance Indicators oder kurz KPIs genannt, zur Erfolgsmessung beschlossen werden. Beispiele dafür sind je nach Geschäftsmodell etwa die Messung der digitalen Umsatzenwicklung, der Kundenzufriedenheit, der Mitarbeiterproduktivität, der Effizienz einzelner Geschäftsprozesse oder einer Conversion Rate. Die Möglichkeiten sind vielfältig und so individuell wie das jeweilige Unternehmen. Wichtig ist eine Priorisierung dieser KPIs und bei Bedarf eine Anpassung dieser. Ein regelmäßiges Monitoring ist zudem Grundvoraussetzung für die Erfolgsmessung. Erkenntnisse daraus sollten in die weitere Digitalisierungsstrategie einfließen.
Die Kosten der Digitalisierung
Ein häufig genannter Hinderungsgrund für Digitalisierungsmaßnahmen in Unternehmen sind die „hohen Kosten“. Dabei sind längst nicht alle Maßnahmen mit solchen verbunden. So kann bereits die schrittwese Einführung von digitalen Kommunikationstools signifikante Verbesserungen herbeiführen. Viele davon sind kostenlos oder bereits für ein geringes Budget zu haben. Auch andere Systeme wie digitale Buchhaltungssoftware oder kollaborative Projektmanagement-Tools müssen nicht teur sein. Die Verwendung von Open-Source-Software bietet in diesen Bereichen spannde Optionen. Jedoch ist Fachwissen in der Regel Voraussetzung für eine erfolgreiche Einführung solcher Softwarelösungen.
Lohnenswert ist in jedem Fall, sich über die unterschiedlichen Fördertöpfe des Bundes, des Landes und auf kummunaler Ebene zu informieren. Unter anderem bezuschusst der Bund Digitalisierungsvorhaben unter bestimmten Voraussetzungen mit mehreren Zehntausend Euro. Weitere finanzielle Unterstützung kann auch vom Land kommen.