Jede Firma, ob junges Start-Up oder etabliertes Unternehmen, sollte auf einen gut ausgestatteten Pool an Büromaterialien zurückgreifen können. Denn auch morderne Büroarbeit ist ohne klassisches Schreibmaterial und die vielen kleinen Helferlein undenkbar. Blöcke, Post-Its, Kugelschreiber, Textmarker & Co. unterstützen uns bei Meetings, Brainstormings und Präsentationen und gewährleisten einen geregelten Arbeitsablauf. Denn auch wenn der Trend zum papierlosen Büro ungebrochen ist, braucht es noch immer einige Basics. Wir geben Tipps, welche Bürogrundausstattung empfehlenswert ist und was in einem gut sortierten Büro nicht fehlen darf.
Der passende Block für jeden Einsatzzweck
Auch wenn die Nutzung eines Laptops oder Tablets bei Meetings inzwischen weit verbreitet ist, sollte bei der Bürogrundausstattung nicht auf das klassische Schreibmaterial verzichtet werden. Denn letztlich ist es jedem Mitarbeiter selbst überlassen, auf welche Weise er seine Notizen und Anmerkungen festhält. Gegenüber Kunden macht es stets einen guten Eindruck, wenn man einen individuell bedruckten Block zur Hand hat, auf dem die wichtigsten Infos auf einen Blick erfasst werden können. Empfehlenswert sind im Kopf eines jeden Blattes Felder für generelle Angaben wie
- Datum
- Name des Kunden
- Teilnehmer
- Ort des Meetings
- Grund des Meetings
Wer diese Basisinfos erfasst, kann die Notizen später ohne Probleme zuordnen. Zudem macht ein Block „mit Mehrwert“ auch als Werbegeschenk etwas her. Damit er vielseitig eingesetzt werden kann, sollte auf einen Notizblock mit karierten Blättern und einem handlichen Format wie DIN-A5 zurückgegriffen werden, der nicht mehr als 80 Blätter hat.
Kugelschreiber, Bleistift, Marker und Co.
Um Gedanken zu Papier zu bringen benötigt man unterschiedliche Schreibgeräte. Neben dem klassischen Kugelschreiber sind vor allem Bleistifte in unterschiedlichen Stärken und sogenannte Fineliner ratsam, vor allem wenn hin und wieder Skizzen oder Scribbles angefertigt werden müssen. Ein Fineliner ist ein spezieller Filzstift, dessen Kern eine dünne Mine aus Polyesterfaser oder anderem Fasermaterial enthält. Er gewährleistet eine feine aber deutliche Kontur. Ein solcher Stift sollten gleich in mehreren Farben zur Verfügung stehen, um in spontan entstehenden Skizzen Besonderheiten oder Handlungsabfolgen darstellen zu können.
Wer es noch etwas deutlicher mag und seine Ideen gerne auf einem Flipchart darstellt, der sollte auf einen Permanentmarker zurückgreifen, den es in zahlreichen unterschiedlichen Ausführungen und Farben gibt. Für die Arbeit an einem Whiteboard empfiehlt sich hingegen ein spezieller Whiteboardmarker, der sich im Anschluss leicht und rückstandslos wieder entfernen lässt. Natürlich ebenfalls unverzichtbar: der klassische Textmarker, mit dem man einzelne Textpassagen farbig hervorheben kann.
Post-Its unterstützen moderne Arbeitsmethoden
Bemerkenswert in der modernen Arbeitswelt ist die Renaissance der sogenannten Post-Its. Die kleinen, meist gelben Klebezettel, die ursprünglich für einfache Haftnotizen gedacht waren, erleben vor allem durch agile Arbeitsmethoden eine ungeahnte Wiedergeburt. Sie kommen zum Beispiel bei Scrum, einem inzwischen weit verbreiteten Vorgehensmodell des Projekt- und Produktmanagements, vielseitig zum Einsatz. Sei es für sogenannte Scrum Boards, in Brainstormings oder Sprint Reviews – ohne die kleinen Helferlein ist ein solches Vorgehen undenkbar. Der Hang zum kleinen Klebezettel treibt bisweilen sogar seltsame künstlerische Blüten.
Stempel unverzichtbar in der Bürogrundausstattung
Auch der Einsatz von Stempeln spielt eine wichtige Rolle in der Bürogrundausstattung. mit ihnen können Dokumente gekennzeichnet oder mit einer persönlichen Note versehen werden. Informationen, wie Adresse, Absender, Logo, Posteingang oder Buchungsdetails müssen somit nicht mehr von Hand eingetragen, sondern können einfach aufgestempelt werden. Aufgrund der zahlreichen Vorteile, die mit einem individuell gestalteten Stempel einhergehen, werden Modelle für etliche Einsatzbereiche angeboten. So gibt es spezielle Stempel für die Buchhaltung, das Lager, den klassischen Büroalltag oder den Postein- bzw. Ausgang. Das Angebot an Automatik- und Holzstempeln ist so riesig. Unterschieden wird in der Regel in Holz- und Automatikstempel. Letztere bieten den Vorteil eines integrierten Stempelkissens.
Hochwertige Visitenkarten und Briefpapier
Unverzichtbar für einen professionellen Auftritt gegenüber Kunden und Geschäftspartnern sind hochwertige Visitenkarten. Sie bieten die Möglichkeit, Kontaktdaten auf unkomplizierte Weise auszutauschen und geben einen wichtigen ersten Eindruck von ihrem Unternehmen. Daher sollte bei der Gestaltung und Materialauswahl viel Wert auf Qualität gelegt werden. Denn eine hochwertige Visitenkarte kann einen positiven Eindruck verstärken und beim Gegenüber für einen nachhaltigen Wiedererkennungseffekt sorgen. Dafür unerlässlich ist ein professionelles Corporate Design, das unter anderem den Umgang mit dem Logo, der Farbgebung, Typografie und generellen Gestaltung von Unternehmensmedien definiert.
Diese Definitionen wirken sich auch auf die Gestaltung des Briefpapiers aus, auf dem in der Regel die geschäftliche Korrespondenz oder auch Rechnungen gedruckt werden. Wer hier punkten möchte, wählt eine Papierart mit höherer Grammatur. Üblich sind 80-g/m²-Papier, hochwertigere Papiere haben hingegen 100 bis 120 g/m² oder mehr. Durch eine spezielle Oberflächenbehandlung erhält das Papier zudem eine außergewöhnliche Haptik, was für einen bleibenden Eindruck beim Empfänger des Schreibens sorgt.