Trotz der fortschreitenden Digitalisierung ist ein persönliches Meeting in vielen Bereichen des wirtschaflichen Lebens noch immer unerlässlich. Ob es sich um ein Brainstorming, ein Kundengespräch oder Vertragsverhandlungen handelt – das klassische Face-to-Face-Gespräch bietet gegenüber der digitalen Variante etwa per Video-Telefonie noch immer gewichtige Vorteile. So nehmen im persönlichen Meeting Mimik und Gestik eine gesteigerte Bedeutung ein, woraus sich im direkten Austausch eine kreativere und produktiviere Dynamik entwickeln kann. Zudem wird die Wahrscheinlichkeit für Missverstädnisse gemindert und eine emotionale Bindungen ermöglicht. Grundlegend für ein erfolgreiches Meeting ist jedoch eine entsprechende Atmosphäre sowie eine geeignete Räumlichkeit. Worauf es dabei ankommt, möchten wir im Folgenden beleuchten.
Optimale Basis für produktive Gespräche
Ob Meetingraum, Konferenzraum, Seminarraum oder Tagungsraum – wie die Räumlichkein genannt wird ist letztlich irreleveant. Jedoch sollte sie einige Grundvoraussetzungen aufweisen, um eine optimale Basis für produktive Gespräche zu gewährleisten. Neben einer ruhigen Lage und genügend Platz für die Anzahl der geplanten Teilnehmer, gehört dazu auch die Auswahl geeigneter Möbel sowie die Ausstattung mit moderner Technik. Des Weiteren sollte der Raum über ausreichend Licht verfügen, das im besten Fall natürlichen Ursprungs ist. Jedoch können auch andere, möglichst indirekte Lichtquellen für eine angenehme Arbeitsatmosphäre sorgen. Neben einer ansprechenden Dekoration der Räumlichkeiten mit Bildern und Pflanzen, wirkt sich auch eine gute Verpflegung der Teilnehmer mit Snacks und leckeren Getränken positiv aus. Zudem sollte natürlich für eine optimale Belüftung und Klimatisierung gesorgt werden.
Die Wahl der passenden Möbel
Bei der Wahl der passenden Möbel spielt die Ergonomie am Arbeitsplatz eine wichtige Rolle. Die einzelnen Möbelstücke müssen so gewählt werden, dass sie eine gesunde Sitzhaltung unterstützen und ein produktives Arbeiten ermöglichen. Die Höhe der Stühle muss optimal auf die Tischhöhe angepasst sein. Durch Drehstühle wird eine hohe Flexibilität erreicht und Tische mit einem geringen Eigengewicht ermöglichen unterschiedliche Sitzkonstellationen bei unterschiedlichen Meetings. Zudem ist es praktisch, wenn im Meetingraum Schränke und Regale untergebracht sind, in denen sinvolle Präsentationsmaterialien wie Stifte, Pappen oder Post-Its sowie technische Geräte aufbewahrt werden. Das erspart langes Suchen und unnötige Unterbrechunghen innerhalb des Meetings.
In jedem Fall sinnvoll ist das Anbringen eines großflächigen Whiteboards, auf dem Gedanken und wichtige Stichpunkte schnell und übersichtlich festgehalten werden können. Auch das etablierte Flipchart mit ausreichend Papier sollte berücksichtigt werden. Als visuelles Hilfsmittel ist es für Vorträge, Referate, Besprechungen oder bei Gruppenarbeit unerlässlich.
Die geeignete Technik für den Meetingraum
Neben den klassischen visuellen Hilfsmitteln wie Whiteboard oder Flipchart, dürfen digitale Präsentationsmedien natürlich nicht fehlen. Ein lestungsstarker Beamer mit HD-Auflösung darf heute in keinem Meetingraum mehr fehlen. Damit lassen sich Inhalte wie Powerpoint-Präsentationen, Kalkulationstabellen oder Bilder und Videos auf eine geeignete Hintergrundfläche projezieren. Dafür sollte vorab jedoch der Raum abgedunket werden, um eine optimale Sichtbarkeit zu gewährleisten. Ergänzend sollte zudem ein ausreichend großer Flatscren zur Verfügung stehen, der flexibel gedreht werden kann.
Eine Brücke zwischen analogen und digitalen Präsentationsmedien schlagen interaktive Whiteboards, die auch als Smartboards oder digitale Tafeln bekannt sind. In Kombination mit einer berührungsempfindliche Oberfläche ergibt sich eine großflächige Präsentationsfläche, die interaktiv genutzt werden kann und eine flexible Nutzung der unterschiedlichen Präsentationsmedien ermöglicht. Damit solche Smartboards effizient eingesetzt werden können, muss die Belegschaft jedoch vorab mit deren Funktionsspektrum und Eigenschaften vertraut gemacht werden.
Sofern möglich sollte die Teilnehmer von Meetings zudem ihre Laptops und Tablets mitbringen, um etwa den Verlauf des Gesprächs zu protokollieren, kurze Recherchen durchzufüreh oder eigene Innovationen einzubringen.
Teppichböden auswählen und pflegen
In vielen Büros kommen Teppichböden zum Einsatz. Diese sind attraktiv und erzeugen eine wärmere Raumatmosphäre als zum Beispiel Laminat oder Parkett und sorgen gleichzeitig für eine bessere Raumakustik. Damit die Konferenzräume auf Kunden und Gäste einen ansprechenden Eindruck machen, ist es wichtig, solche Teppichböden regelmäßig und sorgfältig zu pflegen. Durch eine fachmännische Teppichreinigung lassen sich einfache Kaffeeflecken ebenso entfernen wie hartnäckige Verschmutzungen, die zum Beispiel von der Straße hereingetragen wurden. Bei der Auswahl der Teppichböden muss eine gute Balance zwischen Attraktivität und Langlebigkeit gefunden werden. Im Arbeitsalltag finden regelmäßig Meetings statt, so dass die Teppiche einer hohen Beanspruchung standhalten müssen. Damit diese nicht schon nach kurzer Zeit verschlissen aussehen, lohnt es sich, in Qualität zu investieren. Eine regemäßige Teppichreinigung sorgt für eine optimale Langlebigkeit.
Akustikbilder für effektive Schallabsorption und schöne Optik
Während Meetings ist es wichtig, dass die einzelnen Teammitglieder mühelos und gut verständlich miteinander kommunizieren und Inhalte austauschen können. Damit dies funktioniert, muss der Meetingraum so gestaltet sein, dass eine effiziente Kommunikation gelingt. Hierfür ist es nötig, den Hall innerhalb des Raumes möglichst gering zu halten. Andernfalls können störende Echos entstehen, die eine Kommunikation zwischen den einzelnen Mitarbeitern erschweren. Insbesondere bei größeren Meetingräumen ist es notwendig, Maßnahmen gegen einen zu starken Widerhall zu treffen. Sogenannte Akustikbilder können in solchen Fällen als Schallabsorber dienen. Sie verfügen über eine unebene Oberfläche, durch die Schall aufgenommen und weniger stark reflektiert wird. Dadurch lässt sich der Hall im Raum signifikant reduzieren. Schöner Nebeneffekt: Akustikbilder stehen in endlos vielen Gestaltungsvarianten zur Verfügung, so dass der Raum mit optisch anregenden Motive ausgeschmückt werden kann.
Pflanzen für eine optimale Raumatmosphäre
Pfanzen wirken sich nachweislich positiv auf die Produktivität am Arbeitsplatz aus. Sie sorgen für ein angenehmes Raumklima und verbesseren signifikant die Zufriedenheit am Arbeitsplatz. Soe ergab eine Studie an der University of Surrey in England, dass Menschen, die in einem Raum mit lebendigen Pflanzen arbeiten, deutlich weniger gestresst waren, als solche in einem Raum ohne Pflanzen. Zudem bewältigten sie schwierige Aufgabe leichter. Daher raten Experten auch Besprächungsräume mit einer geeignete Bepflanzung auszustatten. Praktische Pflanzen-Gefäße ermöglichen ermöglichen eine ansprechende Innenraumbegrünung mit Palmen, Gräsern, Dickblattgewächsen oder Ficus-Arten.