Viele Start-ups gehen ambitioniert und mit großen Visionen an den Start, scheitern dann jedoch allzu häufig an einer suboptimalen Kostenstruktur. Vor allem in Phasen knapper Finanzierung wird Kompetenz in diesem Bereich zum echten Differenzierungsmerkmal. Marktbeobachtungen zeigen immer wieder, dass mangelndes Kapital zu den Top-Gründen für das Aus von Jungunternehmen zählt. Daher ist es für Gründer von entscheidender Bedeutung, eine geeignete Kostenarchitektur zu planen und frühzeitig ein gesundes Verhältnis zwischen fixen und variablen Ausgaben zu schaffen. Daraus ergibt sich eine gesunde wirtschaftliche Basis, die Planungssicherheit, Handlungsfähigkeit und Skalierbarkeit ermöglicht.
Fixkosten als „stille Killer“
Ein besonderes Augenmerk bei der Kostenarchitektur gilt den Fixkosten. Gemeint ist damit der Teil der Ausgaben, der sich unabhängig von der Umsatzentwicklung Monat für Monat wiederholt. Dazu zählen etwa Gehälter für das Personal, Miete für Büroräume, Lizenzgebühren für Software oder auch Versicherungen. Diese Kosten können bei Bedarf nicht ohne Weiteres reduziert werden. Sie sind also „fix“ und belasten das Unternehmen vor allem in Phasen mit schwankenden Umsätzen.
Daher sollte bei der Kostenplanung auf möglichst hohe Flexibilität geachtet werden. Anstatt langfristiger Mietverträge solten Gründer zum Start Möglichkeiten in Coworking-Spaces prüfen oder vor allem remote arbeiten, um die Liquidität zu schonen. Bei den Mitarbeitenden können projektbasierte Verträge oder flexible Freelancer-Modelle genutzt werden, um die Personalkosten besser planbar zu machen und keine unnötigen Verpflichtungen einzugehen. Bei der Software und den dafür notwenidgen Abos beziehungsweise Lizenzen sollte eine regelmäßige, möglichst quartalsweise Prüfung stattfinden. Denn in vielen Unternehmen werden nur etwa 60 Prozent der lizenzierten Funktionen auch tatsächlich genutzt. Wenn möglich sollten daher überflüssige Modelle gekündigt werden um Kosten und administrativen Aufwand zu reduzieren.
Durchdachte Kostenarchitektur zur Steuerung der variablen Kosten
Veränderliche, bewegliche oder mengenabhängige Ausgaben werden als variable Kosten bezeichnet. Zusammen mit den Fixkosten bilden sie die Gesamtkosten eines Unternehmens. Die variablen Kosten hängen stark von der jeweiligen Geschäftsidee ab, bieten durch eine intelligente Steuerung jedoch vielfältige Einsparpotentiale. So können etwa Optimierungen im Einkaufsprozess, in der Logistik oder dem Bestandsmanagement durch den Einsatz geeigneter Softwarelösungen die Kosten signifikant senken.
Ein konkretes Beispiel stellt die ertragsorientierte Steurung von Marketingausgaben dar. Durch klare Effizienzziele kann gewährleistet werden, das Budget nicht wahllos eingesetzt wird. Erreichen lässt sich dies durch ein gesundes Verhältnis von Customer Acquisition Cost (CAC) zu Customer Lifetime Value (CLV), der ein wichtiger Indikator für die Rentabilität eines Unternehmens darstellt. Dieser sollte bei mindestens 1:3 liegen. Wird das Verhältnis unterschritten, sollte das Konzept überarbeitet und Budget umverteilt werden.
Ein weiteres, häufig unterschätztes Einsparpotential bilden die Reisekosten. Um diese im Blick zu behalten, bietet sich eine strategische Planung der Mobilität an, die zentral adiminstriert wird. Generell ist eine Remote-First-Regelung ratsam, damit Videokonferenzen für einen Großteil der notwendigen Meetings präferiert werden und lediglich geschäftsrelevante und rentable Reisen in Präsenz wahrgenommen werden. Gegebenenfalls lassen sich auch mehrere Termine auf einer Reise kombinieren.
Wer auf Geschäftsreisen viel im Nicht-EU-Ausland unterwegs ist und mobil jederzeit erreichbar sein muss, für den kann eine günstige eSIM-Karte eine Option sein, um Kosten zu sparen. Anbieter wie Yesim bieten via App einen optimalen Dienst ohne Vertrag mit integriertem VPN, virtueller Nummer und umfangreichem Datenvolumen. Zudem sollten Transportmittel bewusst gewählt und etwa öffentliche Verkehrsmittel der individuellen Befördrung mit dem Taxi vorgezogen werden. Zudem sollten man etwaige Übernachtungskosten niedrig halten, indem man Frühbucher-Rabatte nutzt oder individuelle Firmenraten bei Hotelketten oder Buchungsportalen aushandelt.
Kontrolle der laufenden Kosten als wichtige Kernkompetenz
Die Kontrolle der laufenden Kosten sollte auch schon im Start-up-Stadium als Kernkompetenz für nachhaltiges Unternehmenswachstum verstanden werden und nicht als reines Restrukturierungs- bzw. Optimierungsthema. Wer imstande ist seine Fixkosten möglichst flexibel zu gestalten, die variablen Kosten datenbasiert auszuwerten und zu steuern weiß und den Cashflow aktiv managt, schafft nicht nur finanzielle Stabilität, sondern auch unternehmerische Freiheit. Vor allem bei jungen Unternehmen, bei denen Kapital selektiv vergeben wird, kann genau diese Kostenkompetenz zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil werden.