Das heutige Briefwesen und die Paketlogistik stellen Unternehmen vor verschiedene Herausforderungen, die sowohl technologischer als auch organisatorischer und regulatorischer Natur sind. Zwar gilt die Infrastruktur hierzulande als überaus zuverlässig, garantiert ein flächendeckendes Netz mit hoher Versorgungsdichte und dank klarer gesetzliche Rahmenbedingungen ist die Rechtssicherheit gewährleistet. Jedoch sehen sich Unternehmen immer wieder auch mit Versandverzögerungen konfrontiert. Für zahlreiche Branchen können diese Störungen erhebliche Auswirkungen auf Lieferketten und Kundenzufriedenheit haben. Bei Paketen hilft eine zuverlässige und effiziente Verpackungslösung, um die Qualität von Produkten im verlängerten Versandprozess aufrechtzuerhalten. Bei Postsendungen gilt es einige Besonderheiten zu beachten.
Verspäteten Ankunft von Post- und Briefsendungen
Bei einer möglichen, verspäteten Ankunft von Post- und Briefsendungen, etwa aufgrund eines Streiks oder logistischen Probleme, Unternehmen sollten betroffene Kunden rechtzeitig über mögliche Verzögerungen informieren. Ergänzend sollten nach Möglichkeit alternative Versandmethoden wie Expressdienste oder private Zustelldienste angeboten werden, um beispielsweise Fristen einzuhalten. Bei Vertragskündigungen oder anderen rechtlich relevanten Schreiben ist es ratsam, auf elektronische Kommunikationswege wie Fax mit Übermittlungsprotokoll zurückzugreifen, da diese als rechtssicherer Beweis gelten. Bei einer Zustellung per E-Mail sieht das hingegen anders aus, denn die wird nicht immer als Beweis anerkannt. Nur wenn eine Mitteilung in Schrift- oder besser Textform gefordert wird, kann auf den Versand per E-Mail zurückgegriffen werden.
Gut zu wissen: Beim Expressversand hat die Deutsche Post, die mit mehr als 85 Prozent Marktanteil im Briefbereich immer noch Marktführer ist, Streiks in den AGB als Haftungsgrund ausgeschlossen. Jedoch kündigte das Unternehmen bei den Poststreiks Anfang 2025 an, dass Expressbriefe nicht betroffen sind. Für Unternehmen ist das besonders relevant, da eine verspätete Ankunft beim Empfänger in der Verantwortung des Senders liegt. Daher sollten mögliche Verzögerungen beim Versand unbedingt berücksichtigt werden. Im Zweifel empfiehlt es sich, das Schreiben persönlich beim Empfänger einzuwerfen, da eine Versandverzögerung vom Empfänger nicht beachtet werden muss.
Post-Universaldienstleistungsverordnung regelt Postdienste
Die Post-Universaldienstleistungsverordnung (PUDLV) legt fest, dass mindestens 80 Prozent der inländischen Briefsendungen am nächsten Werktag zugestellt werden müssen, während 95 Prozent bis zum zweiten Werktag erreicht sein sollten. Bei Paketen müssen 80 Prozent bis zum zweiten Werktag nach Einlieferung zugestellt werden. Sendungen, die bis 17 Uhr aufgegeben werden, gelten als am selben Tag versendet. Die Deutsche Post hat sich verpflichtet, diese Anforderungen vollumfänglich zu erfüllen, während andere Postdienstleister diesen nicht zwingend unterliegen. Die Bundesnetzagentur überwacht die Einhaltung der PUDLV und fordert bei Auffälligkeiten Nachbesserungen, hat jedoch keine direkten Sanktionsmöglichkeiten.
Paketlogistik: Versandoptionen für verderbliche Waren
Unternehmen, die verderbliche Waren per Post oder Paketdienst versenden, stehen vor besonderen Herausforderungen, insbesondere hinsichtlich Kühlung, Geschwindigkeit, Verpackung und Lebensmittelsicherheit. Bei Lebensmitteln ist nach Lebensmittelrecht beispielsweise eine lückenlose Kühlkette gesetzlich vorgeschrieben. Sollten Lebensmitteln beim Versand verderben haftet der Händler. Daher sind spezielle Thermobehälter wichtig, um temperaturempfindliche Güter sicher zu transportieren. Hilfreich sind etwa spezielle Isolierboxen aus Styropor, Schaumstoff oder Zellulose, die in Kombination mit Kühlakkus, Trockeneis oder Gelpacks eine Kühlung für bis zu 48 Stunden ermöglichen.
Diese müssen jedoch bestimmte technische, sicherheitsrelevante und logistische Anforderungen erfüllen, um vom jeweiligen Dienstleister akzeptiert zu werden. So müssen sie beispielsweise stapelbar, druckstabil und reißfest sein, einen Unfall- und auslaufsicheren Transport gewährleisten oder dürfen ein bestimmtes Format nicht überschreiten. Nähere Spezifikationen können beim jeweiligen Versanddienstleister erfragt werden. Übrigens: Auch für den Versand von Arzneimitteln oder chemische Produkte sind diese Lösungen empfehlenswert.
Robuste Verpackung für sicheren Versand
Bei der Wahl der richtigen Außenverpackung spielt Haltbarkeit und Widerstandsfähigkeit eine entscheidende Rolle. Bei Versandverzögerungen und Lieferengpässen müssen die Produkte sicher und unbeschadet an den Bestimmungsort gelangen. Die richtige Auswahl an Verpackungsmaterialien, wie z. B. stabile Kartons, Polsterfolien oder Luftpolsterfolie, schützt vor Transportschäden und vor äußeren Einflüssen.
So kann sicherzustellt werden, dass auch bei längeren Transport- und Lagerzeiten oder ungünstigen Witterungsbedingungen der Inhalt unbeschädigt bleibt. Stabile Kartons schützen außerdem vor Stößen, Druck und Quetschungen. Strapazierfähige Verpackungsfolien sind eine weitere Möglichkeit, die Unversehrtheit von Waren zu gewährleisten und beispielsweise Nässe abzuhalten. Recyclingfähige Füllmaterialien bieten zusätzlichen Schutz, insbesondere für zerbrechliche Waren. Der richtige Verschluss der Verpackung hilft, die Waren vor Diebstahl zu schützen und verhindert ungerechtfertigtes Öffnen. Sogenannte Umreifungen, wiederverschließbare Systeme oder qualitativ hochwertige und beständige Klebebänder ermöglichen eine sichere Versiegelung der Pakete.