Vor allem kleine und mittlere Unternehmen (KMU) aber auch Start-Ups und Solo-Selbstständige, sehen sich im Rahmen ihrer Tätigkeit mit den Herausforderungen der Buchhaltung konfrontiert. Ob Umsatzsteuervoranmeldungen, doppelte Buchführung oder Jahresabschluss – die Ressourcen, die für Tätigkeiten dieser Art aufgwendet werden müssen, fehlen an anderer Stelle und kosten zudem Zeit und Energie.
Gepaart mit bürokratischen Hindernissen und Termindruck führt dies nicht selten zu einer gewissen Resignation, die in diesem Bereich jedoch brandgefährlich ist. Daher ist es eminent wichtig, sich dem wichtigen Thema der Buchhaltung intensiv zu widmen und frühzeitig die richtigen Weichen zu stellen, um sich möglichst sorgenfrei dem Kerngeschäft widmen zu können.
Änderungen und Neuerungen berücksichtigen
Die gesetzliche Grundlage für die Buchführung wird durch zahlreiche Gesetzte gebildet, allen voran das Handelsgesetzbuch (HGB). Ergänzt wird es durch das Umsatzsteuergesetz (UStG), das Einkommensteuergesetz (EStG), Körperschaftsteuergesetz (KStG) sowie die Abgabenordnung (AO). Weitere Regelungen finden sich zudem in verschiedenen Steuerrichtlinien und Durchführungsverordnungen. Bei dieser Vielzahl an Vorgaben ist es besonders wichtig, stets über Änderungen und Neuerungen informiert zu sein. Daher empfiehlt es sich, zuständige Mitarbeitende in regelmäßigen Fortbildungen zu schulen.
Ferner ist es ratsam, sich über Fachmedien in den Bereichen Bilanzwesen und Rechnungswesen über Neuerungen zu informieren. Einige Printmedien spezialisieren sich stärker auf das Handelsrecht, andere auf internationale Zusammenhänge und Zoll. In den Auslagen werden aktuelle Fachartikel veröffentlicht und gesetzliche Änderungen für die Praxis prägnant zusammengefasst.
Effizienzsteigerung durch Software
Heutzutage ist Software für die Buchhaltung aus den meisten Firmen nicht mehr wegzudenken. Über diese können Angebote, Lieferscheine und Rechnungen erstellt sowie Einnahmen und Ausgaben erfasst werden. Zudem unterstützen sie bei den zahlreichen buchhalterischen Erfordernissen innerhalb eines Unternehmens. Durch den Einsatz solcher Softwarelösungen können zudem manuelle Fehler minimiert und die Effizienz deutlich gesteigert werden, weswegen heute Unternehmen in steigender Zahl automatisierte Programme für die Rechnungs- und Bilanzerstellung nutzen.
Auch das Mahnwesen kann auf diese Weise abgewickelt werden und eine entsprechende Softwarelösung kann dabei unterstützen, wenn es zu Betriebsprüfungen seitens der nordrhein-westfälischen Finanzbehörde kommt. Eine Amortisierung der daraus resultierenden Kosten kann durch einen hohen Automatisierungsgrad erreicht werden, da bisher manuell ausgeführte Arbeiten entfallen und Mitarbeitende für andere Aufgaben eingesetzt werden können.
Outsourcing der Buchhaltung
Für einige Unternehmen kann es auch durchaus sinnvoll sein, über ein Outsourcing der Buchhaltung nachzudenken. Es gibt zahlreiche spazialisierte Anbieter, die die damit verbundenen Tätigkeiten übernehmen können und zudem noch zahlreiche Vorteile mitbringen. So können Fehlerquellen deutlich reduziert und Risiken minimiert werden. Denn Profis sind mit den notwendigen Prozessen und Anforderungen des Finanzamts optimal vertraut und können rechtzeitig entsprechende Maßnahmen einleiten.
Natürlich lassen sich auch Teilprozesse outsourcen, etwa die Kontrolle und Buchung laufender Geschäftsfälle oder manuelle Tätigkeiten bei der Buchführung. Allerdings sind entsprechende Dienstleister nicht umsonst zu haben. Daher empfiehlt sich eine eingehende Kosten-Nutzen-Analyse um zu entscheiden, ob ein Outsourcing der Buchhaltung wirklich in Frage kommt.