Die Unterhaltung eines Fuhrparks ist für viele Unternehmen Grundvoraussetzung für die Aufrechterhaltung ihres Geschäftsbetriebs. Sei es der handwerkliche Betrieb, der mit seinen Fahrzeugen Gerät und Personal transportieren muss, ein Vertreibsunternehmen, das seine Mitarbeitenden mit Hilfe von Firmenwagen zu Kunden schickt, oder ein Dienstleister, der Waren transportiert.
Sie alle sind darauf angewiesen, ihren Fuhrpark wirtschaftlich sinnvoll und kosteneffizient einzusetzen. Damit dies gelingt, ist ein ausgeklügeltes Flottenmanagement notwendig. Dabei kommt der Definition der benötigten Fahrzeugtypen und in Frage kommender Modelle eine gesteigerte Rolle zu. Moderne Softwarelösungen können dabei unterstützen.
Was ist ein Fuhrpark?
Der Begriff Fuhrpark bezeichnet die Gesamtheit der Fahrzeuge eines Unternehmens, inklusive der dafür notwendigen Organisation und des Personals. Die Fuhrparkfahrzeuge werden über ein einheitliches Management disponiert, das auch als Flotten- oder Fuhrparkmanagement bezeichnet wird. Um eine optimale Wirtschaftlichkeit des Fuhrparks zu gewährleisten, werden vor allem Leasingfahrzeuge eingesetzt, die einen möglichst hohen Auslastungsgrad aufweisen sollten. Für die Unterhaltung eines Fuhrparks sind verschiedene Kostenpunkte zu berücksichtigen. Dazu zählen etwa Kraftstoff, Steuern, Versicherungen, Wartung, Personal oder Abschreibungen auf die Fahrzeuge.
Verwaltung eines Fuhrparks
Je nach Größe eines Fuhparks sollte die Verwaltung einem Fuhrparkmanager anvertraut werden. Sofern dafür keine gesonderte Abteilung zur Verfügung steht, wird dieser meist im Bereich Human Resource, im Einkauf oder in der Verwaltung angesiedelt. Dem Fuhrparkmanager kommt eine bedeutende Rolle zu, weswegen eine intensive Qualifizierung notwendig ist. Da es sich bei dieser Position nicht um einen klassischen Ausbildungsberuf handelt, ist eine Fortbildung zum zertifizierten Fuhrparkmanager gemäß des Bundesverbandes Fuhrparkmanagement ratsam, die von verschiedenen Institutionen angeboten wird.
In den entsprechenden Serminaren werden die notwendigen Kenntnisse vermittelt, um finanzielle Aufwände und Risiken zu minimieren und die Wirtschaftlichkeit des Fuhrparks zu gewährleisten. Auch das Risk- und Schadensmanagement sowie die Optimierung und der Ausbau der Fahrzeugflotte sind Aufgaben des Fuhrparmanagers. Er bzw. Sie wählt notwendige IT-Lösungen aus und überwacht und analysiert entsprechende Daten. Zudem strukturiert er die Fahrzeugflotte und beschafft etwa einheitliche Kennzeichen. Dafür müssen seit geraumer Zeit verschiedene Vorgaben eingehalten werden.
Ein Fuhrparkmanager sollte zudem über Kenntnisse der verschiedenen Antriebsarten und Assistenzsysteme verfügen, um ein nachhatliges Mobilitätsmanagement zu ermöglichen. Immerhin entscheidet er maßgeblich mit über die Anschaffung von Firmenwagen mit klassischem Verbrennungsmotor, Elektrofahrzeuge oder hybride Lösungen. In diesem Kontext sind flexible Mobilitätsangebote eine Überlegung wert, die neben dem klassischen Fuhrpark auch Angebote wie Carsharing, E-Bikes oder öffentliche Verkehrsmittel einbinden. Für Mitarbeitende können beispielsweise Mobilitätsbudgets ausgeschrieben werden, im Rahmen derer sie selbstständig entscheiden können, auf welches Transportmittel sie zurückgreifen möchten.
Digitales Fuhrparkmanagement durch IT-Lösungen
Zahlreiche Aufgaben rund um das Fuhrparkmanagement lassen sich heute digitaisieren und automatisieren. Notwendig dafür sind geeignete Softwarelösungen, durch die eine effiziente Gestaltung der notwendigen Arbeiten sowie eingehende Analysen zur weiteren Optimierung des Fuhrparks ermöglicht werden. Dazu werden relevante Fahrerdaten wie Verbrauchswerte, Routen oder Lenk- und Ruhezeiten erfasst und ausgewertet. Dank Fahrzeugortung per GPS ermöglichen heutige Flottenmanagementsysteme die Darstellung der Standorte aller Fahrzeuge auf einer Landkarte in Echtzeit. Zurückgelegte Strecken werden automatisch protokolliert, so das ein lückenloses und gesetzlich konformes Fahrtenbuch automatisch geführt wird.
Damit das digitale Fuhrparkmanagement optimal funktionieren kann, sollte die jeweilige Software in alle relevanten Prozesse des Unternehmens eingebunden weren. Dazu zählen beispielsweise das Customer Relationship Management System (CRM), die Dispositionssoftware oder das Lagerhaltungsprogramm. Da diese nicht selten auf unterschiedlichen Plattformen basieren, ist die Verknüpfung der Systeme nicht immer ohne weiteres möglich. Auch die Themen Sicherheit und Datenschutz sollten bei der Auswahl eines Flottenmanagementsystems berücksichtigt werden. Immerhin werden über die Software wichtige Personendaten erhoben und gespeichert. Zu klären ist also, wie sicher die erfassten Daten gespeichert werden, wenn es sich etwa um eine cloudbasierte Anwendung handelt.
Car Policy – klare Regeln für die Belegschaft
Eine sogenannte Car Policy stellt einen innerbetrieblichen Regelkatalog dar, der den Umgang mit Firmenwagen definiert. Auch die Rahmenbedingungen für die Beschaffung neuer Fahrzeuge sind Bestandteil einer solchen Dienstwagenrichtlinie. So gibt eine Car Policy die Budgethöhe sowie Marken und Modelle vor, aus denen gewählt werden kann, gibt Auskunft über die Personen, die zur Nutzung eines Dienstwagens berechtigt sind und definiert das Ausmaß der privaten Nutzung. Eine Car Policy ist ein Zusatzvereinbarung, die in jeder Firma unterschiedlich ausgestaltet werden kann. Dabei spielen die Unternehmensphilosophie, Mitarbeiterzufriedenheit, Nachhaltigkeit und nicht zuletzt die Wirtschaftlichkeit eine grundlegende Rolle.