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ERP-Systeme können die Effizienz signifikant steigern

Die Auswirkungen der zunehmenden Digitalisierung und Vernetzung werden inzwischen in allen Bereichen der Wirtschaft sichtbar. Unternehmen, die frühzeitig auf fortschrittliche Lösungen zur Optimierung von Arbeitsprozessen und Effizienzsteigerung setzen, haben gegenüber ihren Wettbewerbern einen entscheidenden Vorteil. Jedoch muss eine solche Umstellung ganzheitlich betrachtet werden. Denn um einzelne Prozesse konsequent digital abzubilden, müssen alle Systeme eines Unternehmens untereinander verbunden sein. Nur auf dieses Weise können Daten sinnvoll ausgetauscht und Teilsysteme aufeinander abgestimmt werden. Dafür müssen sämtliche Abläufe sind in den betriebswirtschaftlichen Kontext eines Unternehmens integriert werden. Bei diesem Vorgang helfen sogenannte ERP-Systeme. Wir erklären, was es damit auf sich hat und welche Vorteile eine solche Software-Lösung mit sich bringt.

ERP-Software
Durch den Einsatz einer ERP-Software kann die Effizienz signifikant gesteigert werden, Foto: everything possible / shutterstock

ERP-Systeme bieten enorme Optimierungspotentiale

Die Abkürzung ERP steht für Enterprise Resource Planning. Folglich handelt es sich bei einem ERP-System um eine Software, die der Organisation und Optimierung der Ressourcenplanung dient. Im Detail betrifft dies alle Ressourcen eines Unternehmens wie Material, Personal, Betriebsmittel, Kapital sowie IT-Systeme oder Kommunikationstechnik. Um diese bedarfsgerecht zu planen, müssen die betrieblichen Abläufe digital erfasst und über eine gemeinsame Datenbasis miteinander verknüpft werden.

Moderne ERP-Systeme bestehen aus verschiedenen Anwendungsmodulen, die je nach Branche und Einsatzzweck auf das jeweilige Unternehmen hin ausgewählt werden können. Der Funktionsumfang umfasst beispielsweise Materialwirtschaft, Controlling, Marketing, Rechnungswesen, Finanzwesen, Personalwesen, Vertrieb, Produktion und Einkauf. Viele Anbieter setzen inzwischen auf Cloud-Lösungen, die über ein grafische Interface gesteuert werden. Man spricht in diesem Zusammenhang von einer Software as a Service Plattform, die über ein beliebiges Eingabemedium wie Desktop-Computer, Tablet oder Smartphone erfolgen.

Auf dem Markt gibt es zahlreiche verschiedene Anbieter für ERP-Systeme, die unterschiedliche Funktionsumfänge anbieten. Deshalb ist es für Unternehmen wichtig, sich vorab ausgiebig mit der Thematik ERP zu befassen und erst dann eine fundierte Entscheidung auf Basis der individuellen Anforderungen an ein solches Programm zu treffen.

Anwendungsbeispiel eines ERP-Systems

Der Nutzen eines ERP-Systems lässt sich am besten anhand eines Beispiels aus der Praxis veranschaulichen. Gehen wir dabei von einem Unternehmen aus dem produzierenden Gewerbe aus. Dieses ist darauf angewiesen, dass die zur Produktion eingesetzten Ressourcen in ausreichendem Maße zur Verfügung stehen und die Maschinen möglichst dauerhaft maximal ausgelastet sind. Das ERP-System sorgt durch die intelligente Vernetzung der einzelnen Arbeitsbereiche und sorgt automatisch für eine optimale Ressourcenverteilung. Sollte es bei einer der Maschinen zu einem drohenden Ausfall kommen, stellt das System diesen Mangel frühzeitig fest. Alle involvierten Mitarbeiter werden informiert, das notwendige Ersatzteil geordert und der zuständige Servicetechniker für die Reparaturarbeiten eingeplant. So können alle notwendigen Maßnahmen vorgenommen werden, noch bevor die Maschine ausfällt. Produktionsausfälle können also auf ein Minimum beschränkt und die Effizienz signifikant gesteigert werden.

Darauf ist bei der Auswahl einer ERP-Software zu achten

Bei der Auswahl eines ERP-Systems sollte eine maximale Flexibilität, Skalierbarkeit und Zukunftsfähigkeit des Systems vorausgesetzt werden. Im Optimalfall wächst die Software mit den Ansprüchen des Unternehmens und lässt sich den individuellen Anforderungen anpassen. Intuitiv bedienbare Interfaces, die dank cloud-basierter Technologie von überall bedient werden können, sollten einer Grundvoraussetzung sein. Da die Software sensible Daten verwaltet, deren Verlust existenzbedrohend sein kann, ist ein besonderes Augenmerk auf das Thema Datensicherheit zu legen. Regelmäßige Backups auf externen Systemen sind obligatorisch. Aufgrund der zunehmenden Vernetzung steigt jedoch auch die Angriffsfläche für Hacker. Anbieter müssen daher sicherstellen, dass die eingesetzt Systeme den gängigen Sicherheitsstandards entsprechen und regelmäßig gemäß auf neue potentielle Bedrohungsszenarien hin angepasst werden.

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