Wie jedes Unternehmen brauchen auch kleine und mittelständische Firmen spezielle Softwarelösungen, um das tägliche Geschäft effizient und effektiv abwickeln zu können. Hier bietet sich sogenannte Enterprise Resource Planning (ERP) Software an, die auf die individuellen Bedürfnisse angepasst werden kann.
Vorteile einer Enterprise Resource Planning (ERP) Software
Mithilfe einer ERP-Software sind mittelständische Unternehmen in der Lage, ihre Geschäftsressourcenplanung durchzuführen. Auf diese Weise können Kapital, Personal und Produktionsmittel, also alle betriebswirtschaftlichen Ressourcen, gesteuert und bedarfsgerecht eingesetzt werden. Firmen, die hier vor allem auf individuelle Lösungen zum Beispiel mit Excel und Word zurückgreifen, werden wissen, dass sich damit alleine kein Unternehmen organisieren lässt. Dennoch scheuen viele die Einführung einer entsprechenden Software, befürchten sie doch hohe Kosten und eine langwierige Einführung. Zudem sehen viele ein Risiko in der Systemumstellung, befürchten einen Datenverlust oder möchten sich nicht ohne Weiteres auf eine Fremdsoftware verlassen. Auch Unsicherheiten im Bereich Datenschutz, Stichwort DSGVO, spielen eine Rolle.
Dabei werden die zahlreichen Vorteile einer digitalen Ressourcenplanung jedoch unterschätzt. Durch den Einsatz eines maßgeschneiderten ERP-Programms lassen sich betriebliche und unternehmerische Abläufe stetig optimieren, Risiken frühzeitig erkennen und Kosten dauerhaft senken. Spezialisierte Softwarelösungen sind dabei für unterschiedliche Unternehmensbereiche verfügbar, wie etwa
- Finanzwesen
- Warenwirtschaft
- Forschung und Entwicklung
- Vertrieb
- Personalwesen
Wer außerdem moderne Lösungen sucht, um seine Produkte per E-Commerce online anzubieten oder zum Beispiel auch bei sozialen Netzwerken zu vermarkten, findet auch dafür Lösungen. Anders als bei der Standardsoftware für ERP handelt es sich dabei um Branchen- oder Individualsoftware. Große Anbieter wie SAGE, Microsoft Dynamics, Oracle oder Netsuite bieten diese Option. Verschiedene Anbieter für ERP-Software gibt es hier im Vergleich zu sehen.
Die richtige ERP-Software auswählen
Bei der Evaluierung einer ERP-Lösung müssen verschiedene grundlegende Faktoren berücksichtigt werden. Dazu zählen unter anderem die Größe des Unternehmens (Anzahl der Mitarbeiter), die Höhe des jährlichen Umsatzvolumens, sowie branchenspezifische und individuelle Anforderungen. Unter Berücksichtigung dieser Punkte kann die Anzahl der in Frage kommenden Systeme häufig schon stark eingegrenzt werden. Um sich nun einen umfassenden Eindruck der einzelnen Softwarefunktionen zu verschaffen, sollten auf Basis einer vorangegangenen Bedarfsermittlung verschiedene Referenzprozesse aus dem Alltagsgeschäft mit der Software abgebildet werden. Dabei sollte man sich jedoch offen für Neuerungen zeigen und nicht erwarten, dass bestehende Prozesse eins zu eins abgebildet werden müssen. Meist lässt sich der Bedarf durch ähnliche Funktion abdecken, so dass keine individuellen Softwareanpassungen notwendig sind. Manchmal kommt man um solche jedoch nicht herum, so dass zusätzliche Entwicklungskosten anfallen. Ebenfalls relevant sollte das Service- und Supportangebot der einzelnen Anbieter sein, da intensive Schulungen und verschiedene Hilfestellungen im laufenden Betrieb notwendig sein werden.
Modulare ERP-Systeme
Einige ERP-Systeme lassen sich auch modular den jeweiligen Anforderungen der Unternehmen anpassen. Das bietet sich vor allem für kleinere Betriebe an, die ihre Workflows bereits erfolgreich mit einer Kombination aus Tools wie Slack, Asana, Wunderlist oder Trello managen, zusätzlich aber eine ERP-Software zur übergreifenden Prozessoptimierung einsetzen wollen. Für diese ist eine ERP-Software sinnvoll, die über entsprechende Schnittstellen und Importfunktionen verfügt, um die vorhandenen Softwarelösungen zu integrieren. Im Optimalfall berücksichtigt die Software auch eine Skalierbarkeit auf verschiedene Unternehmensgrößen. So können vor allem Startups die Anforderungen an die ERP-Software gemäß einer wechselnden Geschäftsdynamik anpassen, die häufig starken Schwankungen unterworfen ist.
Jedoch sollte man sich bei der Auswahl von Experten beraten lassen, da andernfalls Kostenfallen oder Funktionsmängel unterschätzt werden könnten, die vor allem bei kleineren Unternehmen umso schwerer wiegen. Generell bietet sich eine modulare Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen an, die ihre Prozesse verbessern möchten und eine dynamische und agile Lösung suchen, die ihre Arbeitsweise unterstützt.