Mit Managed Print Services (MPS) werden Serviceleistungen eines externen Dienstleisters bezeichnet, die einen effizienten Einsatz von Geräten wie Kopierer, Drucker und Scanner gewährleisten. Ist ein solcher Service gut struktiert und kalkuliert, ergeben sich signifikante Einsparpotentiale in den Bereichen Instandhaltung, Pflege, Verwaltung und Betrieb. Um dies zu erreichen bedarf es eines intelligenten Managements von Hardware, Software und der Verbrauchsmaterialien, die bedarfsgerecht eingesetzt werden müssen. Moderne Druckgeräte können zudem zahlreiche Daten ermitteln, um daraus alle erforderlichen Informationen für einen erfolgreichen Managed Print Services zu beziehen.
Für wen eignen sich Managed Print Services?
Während sich die „klassischen“ Managed Print Services Lösungen vor allem an große Unternehmen mit berit aufgestellter Hardware auf mehreren Etagen und an mehreren Standorten richteten, eignen sich moderne Portallösungen zunehmend auch für kleinere und mittlere Unternehmen oder Bürogemeinschaften, die maßgeblich auch das Wirtschaftsleben Düsseldorfs prägen. Dabei spielt es eine untergeordnete Rolle, von welchem Hersteller die Drucktechnik stammt. Ob HP, Canon, Ricoh, Xerox, Epson, Konica Minolta oder Samsung – entsprechende MPS-Verträge sind für alle gängigen Hardware-Lösungen möglich. Dafür wählt das Unternehmen die entsprechenden Druckermodelle für den Printer Service aus, legt vordefinierte Parameter fest und erhält im Anschluss vom Dienstleister ein Angebot für einen individuellen Vertrag. Zu diesen Parametern gehören beispielsweise…
- die Verfügbarkeit
- das monatliche Druckvolumen
- der Service-Level
- die Vereinbarung der Wiederherstellungszeit
- die Reaktionszeiten im Störungsfall.
Vorteile durch einen Managed Print Services
Auch wenn die interne IT-Abteilung in der Lage ist, die Druckflotte zu analysieren und gegebenenfalls für Ersatz zu sorgen wenn dies notwendig ist, stellt sich die Frage, ob dies die beste und kosteneffizienteste Lösung ist. Spezialisierte MPS-Anbieter haben in der Regel vielseitige Erfahrung mit der Analyse von Druckflotten aller Größenordnungen. Zudem verfügen sie über spezielle Kenntnisse in der Druckerflottenkonsolidierung, um sicherzustellen, dass ein Unternehmen die richtige Ausrüstung zu einem erschwinglichen Preis implementiert. Eine solche Analyse berücksichtigt alle Aspekte der Druckanforderungen des Unternehmens, einschließlich Scannen, Drucken, Kopieren und Faxen.
Eines der ersten Dinge, die häufig bewertet werden müssen, ist die Notwendigkeit kleiner, lokaler Drucker. Typischerweise bedienen diese nur einen begrenzten Benutzerkreis und sind selten vernetzt, was sie vergleichsweise ineffizient und teuer im Unterhalt macht. Denn sie benötigen nicht selten einzigartige Patronen, die teurer und anfälliger für Einkaufs- und Bestandsverfolgungsprobleme sind. Zentrale Druckereinheiten, die verschiedene Funktionen bündeln und mehreren Mitarbeitern zeitgleich zur Verfügung stehen, sind häufig die bessere Wahl und können die Druckkosten nachhaltig senken, den Workflow zu verbessern und die Nutzung des Geräts maximieren. Gute Managed Print Service Provider können identifizieren, welche Maschinen unterdurchschnittlich leistungsfähig sindund diese durch effizientere Lösungen austauschen. Dabei sind natürlich wichtige Kennzahlen wie die Druckhistorie der unterschiedlichen Geschäftsbereiche und die allgemeine Geschäftsstrategie zu berücksichtigen.
MPS kann insgesamt folgende Dienstleistungen umfassen:
Moderne MPS-Software ist in der Lage, Verbrauchsmaterialien wie Druckerpartonen oder Papier automatisch nachzubestellen, Foto: tookapic / pixabay / CC0 Creative Commons Büro-Desktopdrucker, Multifunktionsdrucker, Kopierer, Scanner, Faxgeräte und Großformatdrucker
- Materialversand für Schnelldruck, Offsetdruck, Versand und Distribution
- IT-Helpdesk-Support, technischer Service, Wartung, Hinzufügen, Verschieben und Ändern von Anfragen
- Papier, Tinte, Toner und andere Hilfs- und Betriebsstoffe
Durch den Einsatz moderner MPS-Software müssen Mitarbeiter keine Tonerkartuschen mehr bestellen. Diese Programme können Geräte überwachen und die Bestellung zum Beispiel von Tonern automatisieren. MPS-Programme ermöglichen es zudem, die Kosten (und Lieferanten) zu konsolidieren, was konsistente monatliche Investitionen ermöglicht.
Einsparpotentiale durch MPS
Nach aktuellen Umfragen geben deutsche Unternehmen jährlich rund 34 Milliarden Euro für den Dokumentendruck aus. Im Durchschnitt liegen die Kosten der Hardware für einen Drucker oder ein Multifunktionssystem zwischen 5 und 20 Prozent der gesamten Systemkosten. Die restlichen 30 bis 40 Prozent entsprechen den direkten Verbrauchskosten. Darunter fallen unter anderem Tinte und Toner, Teileverbrauch, Energie und Papier. Indirekte Kosten – etwa 50 Prozent der Gesamtkosten – entfallen auf Wartung, Service, Schulung, Verwaltung, Logistik, Störungsmanagement etc. Letztere lassen sich durch Managed Print Services deutlich senken. Nach Expertenmeinung sind je nach Unternehmen Einsparung bei den Druckkosten von bis zu 30 Prozent möglich.