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Einmalzahlungen: Das sollten Unternehmer wissen

Einmalzahlungen sind eine besondere Form der Zuwendung durch ein Unternehmen, die aus unterschiedlichen Gründen ausgeschüttet werden können. Dazu zählt häufig etwa das Weihnachtsgeld oder das Urlaubsgeld, sowie Sonderzahlungen, Bonus-Zahlungen oder auch Unternehmensbeteiligungen. Bei all diesen Zuwendungen handelt es sich um zusätzlich zum Arbeitsentgelt gewährte Zahlungen an Mitarbeiter. Eine solche Sonderzahlung kann sowohl einmalig, als auch jährlich wiederkehrend erfolgen. Zudem sind auch in jährlichem Turnus wiederkehrende Varianten möglich, welche in ihrer Höhe und Regelmäßigkeit in Arbeitsverträgen oder Tarifverträgen fixiert sein können.

Der wichtige Freiwilligkeitsvorbehalt

Einmalzahlung
Einmalzahlungen können sich langfristig positiv auf die Motivation der Mitarbeiter auswirken, rawpixel / pixabay

Ist die Sonderzahlung nicht im Detail schriftlich fixiert, müssen Unternehmen aufpassen, dass sich aus der Regelmäßigkeit keine bindende Verpflichtung ergibt. Wird beispielsweise drei Jahre in Folge die gleiche Einmalzahlung gewährt, können daraus bindende Ansprüche abgeleitet werden. Der genaue Begriff nennt sich „betriebliche Übung“ und ist Teil des Gewohnheitsrechts. Aus diesem Grund muss ein entsprechender Freiwilligkeitsvorbehalt formuliert werden. So muss im Rahmen des Vorbehalts schriftlich erklärt werden, dass es sich um eine einmalige Auszahlung handelt, aus der keine weiteren Ansprüche des Mitarbeiters erwachsen. Sehr wichtig ist hierbei die rechtssichere Formulierung. Denn laut § 307 BGB muss dieser Freiwilligkeitsvorbehalt präzise, klar und für den Mitarbeiter verständlich ausgeführt sein. Aus diesem Grund sollte immer eine rechtliche Beratung einbezogen werden, wenn eine solche Erklärung wasserdicht erstellt werden soll.

Einmalzahlungen und die Berechnung der Sozialabgaben

Regelmäßige Zahlungen und einmalige Auszahlungen werden bei den Sozialabgaben unterschiedlich behandelt. Während regelmäßige Gehaltszahlungen zum Zeitpunkt des Entstehens eine Beitragspflicht auslösen, sieht dies bei Sonderzahlungen anders aus. So entsteht die Beitragspflicht erst dann, wenn die Leistung ausbezahlt wird. Wird beispielsweise das Urlaubsgeld im Monat Juni ausbezahlt, entsteht genau zu diesem Zeitpunkt die Beitragspflicht. Geregelt wird dies im § 23 Sozialgesetzbuch IV.

Wichtig ist zudem, dass bei der Berechnung der Sozialversicherungsbeträge die Beitragsbemessungsgrenze beachtet wird. Denn diese kann bei gesonderten Zahlungen in Kombination mit der regulären Gehaltszahlung schnell überschritten werden. Hier zeigen sich die Vorteile einer leistungsstarken Buchhaltungssoftware, welche diese Berechnungen anhand der geltenden Beitragsbemessungsgrenze selbständig übernimmt.

Berechnung der Lohnsteuer bei Einmalzahlungen

Auch einmalig erfolgende Zahlungen sind vollständig und ohne Abschläge lohnsteuerpflichtig. Das bedeutet, dass diese Zahlungen zu den sonstigen Bezügen gerechnet werden. Die Berechnung der Lohnsteuer erfolgt wie bei allen anderen Zahlungen nach der Lohnsteuertabelle, welche inklusive Steuerrechner auf der Webseite des Bundesfinanzministeriums abgerufen werden kann. Berechnet wird die Lohnsteuer für einmalige Auszahlung gesondert. Hierzu muss der voraussichtliche Arbeitslohn berechnet werden, um die gesamte Lohnsteuer des Kalenderjahrs zu ermitteln. So erhält man die Lohnsteuerbelastung ohne die Sonderzahlung. Berechnet man nun die Lohnsteuer unter Berücksichtigung der einmalig erfolgten Zahlung, so kann die Differenz zwischen beiden Werten ermittelt werden. Diese Differenz ist die Summe, welche als Lohnsteuer von der einmaligen Zuwendung einbehalten werden muss. Daraus ergibt sich allerdings, dass diese Zuwendungen des Unternehmens besonders stark von der Lohnsteuer betroffen sind.

Motivierende Wirkung durch Einmalzahlungen

Letztlich stellen einmalig erfolgende Zuwendungen eine Wertschätzung des Unternehmens gegenüber den Mitarbeitern dar, deren motivierende Wirkung nicht unterschätzt werden sollte. Vor allem Gewinnbeteiligungen oder Jahresprämien können eine erhöhte Identifikation der Mitarbeiter mit den Zielen des Unternehmens herbeiführen. Allerdings sollten entsprechende Regelungen offen kommuniziert und eindeutig vertraglich fixiert werden. Zudem sind die hohen steuerlichen Abzüge zu bedenken, ehe solche Optionen im Unternehmen etabliert werden.

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