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Digitalisierung in Stadtverwaltung und öffentlichem Dienst

Das Thema Digitalisierung treibt nicht nur die freie Wirtschaft um. Auch die Stadtverwaltung und der Öffentliche Dienst widmen sich dem technischen Wandel, der enorme Potentiale bietet. Diese gilt es voll auszuschöpfen, um Qualität und Wirtschaftlichkeit der Verwaltungsleistungen zu verbessern und den wachsenden Anforderungen an die städtische Verwaltung gerecht zu werden. Dabei sieht sich die Landeshauptstadt in Konkurrenz zu anderen Großstädten, die digitale Dienstleistungen in der Verwaltung längst als Standortvorteil nutzen. Daher verabschiedete der Stadtrat bereits im Jahr 2017 einen Handlungsrahmen mit dem Titel „Digital Smart Transparent“, der die Digitalisierung der Stadtverwaltung fokussiert. In Anbetracht immer enger werdender finanzieller Spielräume eine ambitionierte Zielsetzung.

Digitale Strategie 2017– 2021

Digitalisierung
Die Digitalisierung ist auch in der Stadtverwaltung und dem Öffentlichen Dienst ein wichtiges Thema, Foto: Tim van der Kuip / Unsplash

Mit der „Digitalen Strategie 2017–2021“ wurde ein schlüssiger Orientierungsrahmen geschaffen, der als Grundlage für zentrale Entscheidungen in Bezug auf die Informations- und Kommunikationstechnik dienen sollte. In einer übergreifende Strategie wurden Ziele und Handlungsabsichten definiert, aus denen sich Handlungsfelder und schließlich konkrete Maßnahmen ableiten lassen. Diese sehen gezielte Oprimierungen den laufenden Betriebs, eine kontinuierliche Weiterentwicklung sowie die Einführung neuer Services vor. Dadurch will man den wachsenden Anforderungen der internen und externen Interessengruppen begegnen und die Servicequalität nachhaltig zu verbessern.

Ein hehres Ziel wenn man bedenkt, das Entscheidungswege in einer städtischen Verwaltung durchaus länger sein können, als in einem Unternehmen und zudem eine Vielzahl an Anforderungen und Notwendigkeiten bei technischen Neuerungen evaluiert werden müssen. Die beschlossenen Maßnahmen betreffen zudem rund 9.000 Verwaltungsmitarbeiterinnen und Verwaltungsmitarbeiter, die für den veränderten Bedarf sensibilisiert und geschult werden müssen. Notwendig ist auch eine moderne Arbeitsumgebung und optimierte Arbeitsprozesse, um den Mitarbeitenden mehr Flexibilität und Eigenverantwortung sowie zeit- und ortsunabhängiges Arbeit zu ermöglichen. Nur unter Berücksichtigung dieser Faktoren kann qualifiziertes Personal langfristig für den Bereich Stadtverwaltung gesichert werden.

Digitale Verwaltungsdienstleistungen

Insgesamt musste die Stadtverwaltung beim Thema Digitalisierung natürlich nicht bei Null beginnen. Bereits vor 2017 bot die Landeshauptstadt digitale Verwaltungsdienstleistungen an. Allerdings bedurfte es einer übergeordneten Koordinierung, um digitale Lösungen nicht auf interne Prozesse zu beschränken, sondern verstärkt externe Interessengruppen einzubeziehen. In diesem Kontext kam es häufig zu einem sogenannten Medienbruch. Dieser Begriff umschreibt den notwendigen Wechsel eines Mediums bei der Übertragung von Informationen innerhalb der Übertragungskette. Ein solcher hat maßgeblichen Einfluss auf die Effzienz, weswegen nachvollziehbare Ende-zu-Ende-Prozesse und eine durchgängige Digitalisierung von Verwaltungsabläufen zu berücksichtigen sind.

Umfangreiche Anforderungen sind zu berücksichtigen

Bei der Digitalisierung der Standtverwaltung sind zahlreiche Anforderungen der verschiedenen Interessengruppen zu berücksichtigen. Dazu zählen allen voran die Bedürfnisse der Bürgerinnen und Bürger, denen man eine moderne und effiziente Verwaltung bieten möchte, die alle relevanten Verwaltungsdienstleistungen digital anbietet. Auf diese Weise sollen Amtsgänge reduziert und Verwaltungsabläufe deutlich vereinfacht werden.

Des Weiteren sind die Anforderungen der lokalen Wirtschaft von besonderem Interesse. Unternehmen mit Sitz in Düsseldorf soll durch IT-gestützte Verwaltungsprozesse ein weitgehend digitaler Zugang zu Verwaltungsleistungen ermöglicht werden. Zudem sollen Unternehmen durch einfache Prozesse bei der Ansiedlung unterstützt werden. Eine dritte wichtige Interessengruppe sind die Mitarbeitenden der Stadtverwaltung, denen man für die Erfüllung der Verwaltungsaufgabeneine angemessene und moderne Lösungen zur Verfügung stellen muss.

Bei den Entscheidungsprozessen sind zudem Faktoren zu berücksichtigen, die den Wandel in der Gesellschaft kennzeichnen. So ist die demografische Entwicklung ebenso zu betrachten, wie die Bereiche IT-Sicherheit und Datenschutz sowie Nachhaltigkeit. Weitere Einflussfaktoren sind gesetzlichen Anforderungen, etwa durch das Onlinezugangsgesetz (OZG).

Zielsetzung im Öffentlichen Dienst

Neben der Stadtverwaltung erstreckt sich die Digitalisierung auch auf den Öffentlichen Dienst. Auch Institutionen wie die Feuerwehr oder die Polizei sehen sind mit ähnlichen Herausforderungen konfrontiert. Themen wie die digitale Kennzeichenabfrage, Notruf via App oder der gezielte Einsatz von Lösungen im Bereich Augmented Reality verändern die Prozesse auch hier. Viel Potential bietet zudem die digitale Aktenführung und Prozessbearbeitung, durch die die Arbeit etwa bei der Polizei deutlich erleichtert werden kann. Denn die diese muss naturgemäß hohe Standards erfüllen, um die innere Sicherheit zu gewährleisten. Durch eine veränderte Herangehensweise mit modernen Softwarelösungen können sogenannte E-Akten einfacher und sicherer intern weitergeleitet werden, was Zeit und Ressourcen spart. Für eine gute Einweisung in die neue Plattform bietet die Polizei sogar zusätzliche Beratungsangebote an. Dies erleichtert auch den deutschlandweiten Austausch mit anderen Städten und Gemeinden.

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