Rechnungen per Post verschicken, Belege von Hand erfassen und komplexe Monatsabschlüsse manuell erstellen – für viele, vor allem kleinere Betriebe, gehören diese Tätigkeiten auch heute noch zum Arbeitsalltag. Zeitraubende und bei Zeiten fehleranfällige Tätigkeiten, die jedoch notwendig, in dieser Form aber wenig wertschöpfend sind. Die fortschreitenden Digitalisierung schafft jedoch Abhilfe und erschließt dank neuer technologischer Möglichkeiten und automatisierter Prozesse neue Potentiale. Eine digitale Buchhaltung kann nicht nur entlasten, sondern zum Treiber von Effizienz, Transparenz und Unternehmenssteuerung werden und somit die Wettbewerbsfähigkeit sichern.
Vor allem kleinere Handwerksbetriebe, Dienstleister oder Start-ups tun sich bis heute mit der Einführung einer digitalen Buchhaltung schwer. Häufig liegt der Fokus nachvollziehbarerweise auf dem operativen Geschäft oder Investitionen in diesem Bereich werden zugunsten von Produktion, Vertrieb oder Personal zurückgestellt. Die häufige Folge: die Buchhaltung wird pragmatisch „mitgemacht“ oder gleich ausgelagert. Das führt jedoch nicht selten zu fehlender Transparenz, einer geringeren Reaktionsgeschwindigkeit und höheren Kosten. Zudem fehlt es an Druck zur Prozessoptimierung, der häufig erst akut wird, wenn bereits zu spät ist.
Maßnahmen zur Einführung der digitalen Buchhaltung
Dabei sind die Maßnahmen zur Einführung einer digitale Buchhaltung überschaubarer als viele Unternehmer annehmen. Zu Beginn sollte der individuelle Bedarf erfasst werden, indem unter anderem KPIs wie die Anzahl an Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung erfasst, Verzögerungen und Fehlerpotentiale benannt und konkrete Ziele definiert werden. Im Anschluss sollte anhand der erfassten Kriterien die passende Software ausgewählt werden. Häufig empfiehlt sich eine cloudbasierte Lösung, da damit die Anschaffung einer teuren IT-Infrastruktur entfällt und man automatisch von Updates und einer zentralisierten Datensicherung profitiert. In der Regel sind zudem bereits Schnittstellen zu zahlreichen E-Commerce-Systemen, Banken oder Steuerberatern verfügbar, was eine vergleichsweise einfache Implementierung in die bestehende technische Infrastruktur ermöglicht. Zusätzlich wird man von vielen Softwareanbietern aktiv über gesetzliche Neuerungen wie die Einführung der E-Rechnungspflicht oder das Investitionssofortprogramm der Bundesregierung informiert, so dass man auch abseits des Tagesgeschäfts von den Vorteilen der Software profitiert.
Bei der Einführung der digitalen Buchhaltung empfiehlt sich eine schrittweise Umstellung. So können beispielsweise zuerst die Eingangsrechnungen automatisiert eingelesen werden, bevor man sich der Digitalisierung der Augangsrechnungen widmet. Ergänzend sollten mittelfristig alle Workflows auf die neue Buchhaltungsform angepasst werden. Frühzeitig sollte zudem der Steuerberater in die Umstellung eingebunden und notwendige Schritte abgestimmt werden. Abschließend sind natürlich die Mitarbetenden in die Maßnahmen einzubeziehen und entsprechend zu schulen, damit neue Prozesse und Zuständigkeiten schnell verstanden und umgesetzt werden können.
Wann lohnt sich die digitale Buchhaltung besonders
Neben der verpflichtenden Einführung der E-Rechnung in Deutschland sollte eine Umstellung auf die digitale Buchhaltung vor allem dann in Betracht gezogen werden, wenn einer oder mehrere der folgenden Faktoren zutreffen:
- Wachstum zieht an – Das Rechnungsvolumen steigt deutlich, etwa durch neue Kunden, Märkte oder Projekte und übersteigt die bisherigen buchhalterischen Kapazitäten.
- Zeitdruck steigt – Die Erledigung der täglichen Buchhaltungsaufgaben sowie von Monats- oder Quartalsabschlüssen soll deutlich beschleunigt werden.
- Cashflow soll besser gemanagt werden – Die Liquidität soll verbessert, Skonti konsequent genutzt und Zahlungsziele besser gesteuert werden.
- Transparenz soll verbessert werden – Daten statt Bauchgefühl. Ein Echtzeit-Einblick in offene Posten, Kostenstellen oder Projektbudgets soll jederzeit möglich sein.
- Hohe Anzahl an Geschäftspartnern – Zahlreiche Lieferanten oder Kunden nutzen unterschiedliche Rechnungswege.
- Internationale Partner – Kunden oder Lieferanten im Ausland brauchen standardisierte Formate.
Wettbewerbsvorteil sichern
Unternehmen sollten die digitale Buchhaltung weniger als Antwort auf regulatorische Anforderungen sehen, denn als strategisches Instrument, das dabei hilft, schneller, transparenter und effizienter zu arbeiten. Wer seine Prozesse frühzeitig digitalisiert, profitiert von langfristigen Vorteilen und einer deutlich verbesserten Wettbewerbsfähigkeit. Durch transparente Finanzdaten und automatisierte Abläufe können bessere Entscheidungen getroffen und die Marktposition gestärkt werden. So wird die digitale Buchhaltung zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil.