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Das Smartphone als „Office in der Hosentasche“

In der heutigen Arbeitswelt hat das Smartphone eine zentrale Rolle eingenommen. Längst fungiert es nicht mehr nur als Kommunikationsgerät, sondern ist dank vielfältiger Anwendungen zum unverzichtbaren Werkzeug avanciert. Neben klassichen E-Mailing ermöglicht es dank spezialisierter Apps den mobilen Zugriff auf wichtige Daten und bietet vielfältige Einsatzmöglichkeiten. Als „Office in der Hosentasche“ ist es somit eine wichtige Ergänzung zum Laptop oder Desktop-Computer, die in vielen Branchen nicht mehr wegzudenken ist.

Die relevantesten Business Apps

Das Smartphone als "Office in der Hosentasche"
Das Smartphone als „Office in der Hosentasche“, Foto: Niek Verlaan / Pixabay

Waren Handys in den 1990er Jahren noch vor allem in der Unternehmensführung und im Management vertreten, sind sie infolge der Einführung des ersten Smartphones im Jahr 2007 inzwischen für zahlreiche Brufsgruppen zu einem alltäglichen Arbeitswerkzeug geworden. Dabei ist die Auswahl an Business-Apps inzwischen riesig und viele davon sind sogar kostenlos nutzbar.

Kollaborations- und Messaging-Apps wie Slack, Zoom oder Microsoft Teams erlauben die Kommunikation mit Kunden und Kollegen in Echtzeit. Kalender-Apps mit Live-Sychronisation wie Google Kalender oder Microsoft Outlook helfen dabei, Meetings und Termine effizient zu organisieren. Lösungen wie Jira, Asana, Monday oder Trello ermöglichen Projektmanagement auch über das Smartphone und der Zugriff auf allgemeine Business-Tools wie Office-365-Suite oder Google Workspace stellt zahlreiche weitere Werkzeuge etwa zur Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation zur Verfügung. Cloud-Speicherdienste wie Dropbox, Google Drive und Microsoft OneDrive bieten zudem die Möglichkeit, auch große Datenmengen sicher zu speichern und diese mit Kollegen und Kunden zu teilen.

Das Smartphone im beruflichen Alltag

In besonderem Maße profitieren Mitarbeitende im Außendienst und Vertrieb vom Einsatz der smarten Helfer. Denn Apps für Customer-Relationship-Management (CRM) wie Salesforce, Hubspot oder Zoho bieten den Zugang zu Kundendaten von überall aus. In der Finanzbranche gehören Banking-Apps und Börsenanalysetools zu den meistgenutzten Diensten, während Personalabteilungen auf HR-Software-Apps wie Personio, SAP SuccessFactors oder BambooHR setzen

Dank hochwertger Technik können moderne Smartphones inzwischen aber auch etablierte Hardware ersetzen, beispielsweise in der Kreativbranche, im Design oder der Fotografie. Dank leistungsstarker Kameras sowie Video- und Bildbearbeitungssoftware ist es möglich, Bildanpassungen direkt am Smartphone vorzunehmen, ohne dabei auf einen stationeren Computer zugreifen zu müssen. Im Anschluss kann das Arbeitsergebnis mit wenigen Klicks auf Social Media Plattformen publizieren oder in anderer Form distribuiert werden.

Auch in der Logistik kann das Smartphone mit wichtigen Funktion unterstützen. Fahrer und Disponenten können über spezielle Tracking-Apps den Status von Lieferungen in Echtzeit verfolgen. Dank GPS basierter Dienste können Routen schnell der jeweiligen Verkehrssituation angepasst und Lieferzeiten effizienter geplant werden.

Die Grenzen des Smartphones im Business-Einsatz

Trotz der zahllosen Einsatzmöglichkeiten, die moderne Smartphones bieten, gibt es aber natürlich auch Grenzen. Komplexe Aufgaben wie aufwendige Tabellenkalkulationen oder das Bearbeiten großer Dokumente sind auf einem Smartphone oft umständlich. Zwar gibt es leistungsfähige Apps, die vergleichbare Funktionen bieten, wie an einem klassischen PC, jedoch ist die Bedienung am naturgemäß kleinen Bildschirm zeitintensiver und die eingeschränkten Bearbeitungsmöglichkeiten machen es schwierig, besonders anspruchsvolle Aufgaben zu erledigen.

Datensicherheit ist ein weiterer kritischer Aspekt. Gerade in Unternehmen, die sensible Daten verarbeiten, sind Smartphones ein potenzielles Risiko. Zwar bieten verschlüsselte Verbindungen, die Zwei-Faktor-Authentisierung oder biometrische Sicherheitsmechanismen wie Fingerabdruck- oder Gesichtserkennung weitreichende Sicherungsmöglichkeiten, jedoch bleibt ein Restriskio. Regelmäßige Updates und die Verwendung von Virtual Private Networks (VPN) sind daher wichtig, um den Schutz von Unternehmensdaten zu gewährleisten.

Empfehlenswerte Vertrags- und Hardware-Ausstattung

Ein leistungsfähiges Smartphone sollte für den beruflichen Einsatz über bestimmte Hardware-Merkmale verfügen. Zentral ist dabei ein großer, hochauflösender Bildschirm, der das Bearbeiten von Dokumenten und Tabellen erleichtert. Dahinter sollte ein leistungsstarker Prozessor arbeiten, der auch Multitasking-Anwendungen problemlos bewältigen kann. Auch dem Arbeitsspeicher, englisch Random Access Memory (RAM), kommt eine wichtige Bedeutung zu, da dieser den vielfältigen Apps die Möglichkeit bietet, Daten kurzfristig zu speichern und abzurufen. Daher sollte dieser mit mindestens 8 GB bemessen sein.

Damit das „Office in der Hosentasche“ auch dauerhaft eingesetzt werden kann, sollte außerdem auf eine möglichst lange Akkulaufzeit von mindestens mindestens 4.000 mAh geachtet werden. Die Integration von 5G-Technologie ist zudem obligatorisch, um schnelle Internetverbindungen und reibungslose Videokonferenzen sicherzustellen. Auch sollte das Gerät über ausreichenden Speicherplatz von mindestens 128 GB verfügen, um Dokumente, Bilddaten, Präsentationen und andere Arbeitsmaterialien lokal speichern zu können. Darüber hinaus steht in der Regel auch Cloudspeicher zur Verfügung, für dessen Nutzung jedoch der passende Vertrag vorliegen sollte.

Daher sollten Berufstätige bei der Wahl eines Mobilfunkvertrages darauf achten, dass das Datenvolumen ausreichend bemessen ist. Gerade bei der Nutzung von Cloud-Diensten, Videokonferenzen und der Bearbeitung von Dokumenten über mobile Netzwerke kann der Datenverbrauch schnell in die Höhe schießen. Ein unlimitiertes Datenvolumen oder Tarife mit mindestens 20 GB monatlich sind empfehlenswert. In Kombination mit einem Handyvertrag ist der Kauf eines Smartphones mit hoher Speicherkapazität übrogens häufig günstiger, als wenn es ohne Vertrag gekauft wird.

Smartphone als unverzichtbares Werkzeug

Das Smartphone hat sich in vielen Branchen und Berufen zu einem unverzichtbaren Werkzeug im Arbeitsalltag entwickelt. Durch die Vielzahl an Apps und Diensten können viele Aufgaben heute unterwegs erledigt werden, was Arbeitnehmende in Sachen Mobilität völlig neue Möglichkeiten eröffnet. Jedoch sollte das Mobilfunkgerät eher als Ergänzung und nicht als Ersatz verstanden werden, da für viele Tätigkeiten ein Laptop oder PC weiterhin unverzichtbar bleiben. Mit der richtigen Hardware und einem passenden Mobilfunkvertrag kann das Smartphone jedoch ein effizientes und flexibles Arbeitswerkzeug sein, das den klassischen Büroarbeitsplatz sinnvoll ergänzt. In Kombination mit der fortschreitenden Entwicklung künstlicher Intelligenz werden sich in Zukunft weitere spannende Möglichkeiten ergeben, bei denen das Smartphone eine wichtige Rolle in der Arbeitswelt spielen kann.

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